Jak kvalifikovat poptávky

Nejdražší poptávka není ta, kterou nezískáte. Je to ta, které věnujete dvě schůzky, kalkulaci a tři telefonáty, aby vám na konci řekli, že mají rozpočet osm tisíc.

Co stojí nekvalifikovaná poptávka

Spočítejte si to jednou a už nikdy nebudete chtít formulář jen s poli jméno, e-mail a zpráva. Odpověď na poptávku patnáct minut, telefonát dvacet minut, hovor přes video hodinu, příprava nabídky hodinu a půl. To jsou tři hodiny, které u nesedícího zadání vyhodíte oknem.

Při deseti poptávkách měsíčně a šedesáti procentech nesedících je to osmnáct hodin. Při hodinové sazbě pět set korun je to devět tisíc měsíčně, tedy sto osm tisíc ročně. To je částka, za kterou se dá postavit nový web se systémem a ještě zbude na měření.

Kvalifikace ta čísla neotočí úplně, ale posune je. U klientů, kde jsme formulář přestavěli, klesl podíl nesedících poptávek zhruba ze šedesáti na pětadvacet procent, přičemž celkový počet poptávek klesl jen o pětinu.

Čtyři otázky, které ve formuláři bohatě stačí

Delší formulář neznamená lepší kvalifikaci, znamená míň odeslání. Optimum je čtyři až šest polí včetně kontaktu. Každé pole navíc sráží dokončení zhruba o sedm procent, takže se každé musí obhájit tím, co vám řekne.

Otázky formulujte jako výběr z možností, ne jako otevřené pole. Člověk na mobilu nebude psát odstavce. Výběr navíc dává srovnatelná data, podle kterých můžete poptávky řadit automaticky už při příchodu.

Poslední pole nechte otevřené a pojmenujte ho konkrétně. Místo poznámka napište, co potřebujete vyřešit nejdřív. Odpovědi jsou pak podstatně použitelnější a rovnou z nich vidíte, jestli má člověk jasno, nebo teprve hledá.

• O jaký typ zakázky jde, výběr ze tří až pěti možností
• Kdy to potřebujete hotové, výběr termínů
• Jaký rozpočet máte připravený, rozsahy
• Máte už něco hotového, ano nebo ne
• Co potřebujete vyřešit nejdřív, krátké volné pole
• Odkud jste se o mně dozvěděli, nepovinné

Pole na rozpočet: jak ho napsat, aby neodradilo

Rozpočet je nejcitlivější pole a zároveň nejužitečnější. Nikdy ho nedávejte jako otevřené číslo, lidé ho přeskočí nebo napíšou nesmysl. Použijte rozsahy a začněte od hodnoty, pod kterou nepracujete. Tím se část lidí vyřadí sama a ušetří vám i sobě čas.

Přidejte jednu vysvětlující větu. Například: rozsahy pomáhají navrhnout řešení, které dává smysl. Bez ní působí pole jako test solventnosti. S ní ho vyplní podstatně víc lidí a nikdo se nechtě nenaštve.

Poslední možnost pojmenujte nevím, poraďte mi. Zhruba pětina lidí ji zvolí a jsou to často ti nejlepší klienti, kteří jen nemají srovnání. Nevyhazujte je, jen s nimi mluvte jinak a rozsah jim navrhněte vy.

Jak odmítnout, aniž byste přišli o doporučení

Odmítnutí posílejte do dvou hodin, ne za tři dny. Lidé si pamatují rychlost. Napište jednu větu proč, jednu větu s konkrétním doporučením kam jinam a nabídněte, ať se ozvou, až se situace změní.

Konkrétní doporučení je klíčové. Když někomu s rozpočtem dvanáct tisíc řeknu, ať zkusí šablonové řešení a co si u něj pohlídat, dost často se mi ozve za rok, když firma povyroste. Z odmítnutých poptávek mi za poslední rok přišla tři doporučení na jiné klienty.

Co nedělat: nabízet slevu, abyste zakázku udrželi. Zakázka pod hranicí rentability vás bude stát víc než ta, kterou nemáte, protože ji budete dělat mezi ostatními a odnese to termín u těch, kdo zaplatili plnou cenu.

Kolik času kvalifikace reálně ušetří

U živnostníka s deseti poptávkami měsíčně vychází úspora patnáct až dvacet hodin. To není teoretické číslo, je to rozdíl mezi třemi hodinami na nesedící poptávku a deseti minutami na napsání slušného odmítnutí.

Druhý efekt je rychlost u dobrých poptávek. Když z formuláře rovnou víte typ zakázky, termín a rozsah, píšete první odpověď patnáct minut místo hodiny a můžete ji poslat ještě týž den. To rozhoduje o získání zakázky častěji než cena.

Třetí efekt je psychický. Přestanete mít pocit, že vám chodí samé nesmysly, a přestanete odkládat odpovídání. Odkládání je u živnostníků největší tichá ztráta, kterou u klientů vidím.

Co za vás udělá systém automaticky

Poptávka se dá vyhodnotit dřív, než ji vůbec otevřete. Podle vybraných možností jí přiřadíte skóre a podle skóre jde do jiné složky, přijde jiné upozornění a odejde jiná automatická odpověď. U rozpočtu do patnácti tisíc může odejít odmítnutí úplně samo.

Stejně tak se dá automaticky poslat potvrzení do minuty. To samo o sobě zvedá důvěru, protože většina konkurence neodpovídá vůbec. Poptávka bez odpovědi do dvaceti čtyř hodin je v praxi ztracená zhruba v polovině případů.

Tohle nastavuji jako součást Growth Systemu od 39 900, u jednodušších webů se dá základní verze s tříděním a automatickou odpovědí dodělat samostatně. Provoz a údržbu pak řeším měsíčně od 990 korun, aby to nikde tiše neodešlo.

• Skóre poptávky podle vybraného rozpočtu a termínu
• Automatické potvrzení do jedné minuty
• Rozdílné upozornění u velké a malé poptávky
• Odmítnutí pod hranicí rozpočtu bez zásahu
• Zápis do přehledu poptávek s datem a zdrojem
• Připomínka, když poptávka leží déle než 24 hodin

Časté otázky

Neodradí delší formulář dobré klienty?

Dobré klienty ne. Lidé, kteří mají jasno a peníze, vyplní čtyři pole bez mrknutí, protože chtějí odpověď na míru. Odradí to hlavně ty, kdo obesílají deset firem najednou a hledají nejnižší cenu. To je žádoucí efekt.

Co když mi přijde málo poptávek celkově?

Pak kvalifikaci nezavádějte až tak přísně. Při třech poptávkách měsíčně si můžete dovolit mluvit se všemi. Kvalifikace začíná dávat smysl zhruba od osmi poptávek měsíčně výš, kdy už vás třídění stojí míně času než vyřizování toho, co nesedí.

Mám dávat cenu přímo na web?

Ano, alespoň od kolik. Cena na webu funguje jako první filtr ještě před formulářem a ušetří vám většinu nesedících poptávek. Kdo se lekne čísla, ten by vás stejně za týden odmítl, jen byste mezitím napsali kalkulaci.