Jak měřit ziskovost zakázky

Dvě zakázky, které vypadaly podobně, skončily s marží 12 a 47 procent. Rozdíl nebyl v ceně ani v dovednostech, ale v hodinách, které nikdo nezapsal.

Obrat není zisk a zakázka to ví dřív než vy

Většina živnostníků hodnotí rok podle obratu. Udělal jsem dva miliony, byl to dobrý rok. Teprve rozpad toho obratu na jednotlivé zakázky ale ukáže, že třetina z nich skončila pod nulou a držela se jen proto, že jiná třetina vydělala dost na sebe i na ně.

Ziskovost jedné zakázky se počítá jednoduše. Cena minus přímé náklady minus odpracované hodiny krát náklad na hodinu provozu. Vypadá to triviálně a taky to triviální je. Náročné je jediné, a to poctivě zapisovat hodiny, včetně těch, které si nikdo neúčtuje, protože se nedělaly rukama.

Evidence času: 15 minut jako nejmenší jednotka

Bez evidence času je celý výpočet fikce. Nepotřebujete drahý software, stačí tabulka nebo aplikace, kde spustíte stopky. Klíčové je zapisovat v den, kdy se to stalo, ne dopisovat v neděli po paměti. Zpětný odhad hodin bývá systematicky nižší než skutečnost, zhruba o pětinu, a u delších zakázek i víc.

Zapisujte i patnáctiminutové úseky. Telefonát s klientem, jedna oprava textu, cesta do obchodu pro chybějící díl. Právě z těchhle drobností se skládá rozdíl mezi odhadem a realitou. Když je nezapisujete, vidíte v datech pěknou zakázku, která vám ve skutečnosti sežrala celý týden navíc.

• Výroba nebo realizace, tedy to, co jste klientovi slíbili
• Komunikace: hovory, maily, zprávy, schůzky
• Opravy a revize nad rámec dohodnutého rozsahu
• Akvizice: obhlídka, nabídka, kalkulace, i když zakázku nezískáte
• Administrativa: fakturace, objednávky, papírování
• Čekání a přejezdy, které by bez té zakázky nevznikly

Skryté náklady, které se do kalkulace nikdy nedostanou

Přímé náklady si pamatuje každý. Materiál, subdodávka, licence, fotograf. Horší jsou náklady, které nemají fakturu. Třetí kolo revizí, protože si to klient rozmyslel. Dvě hodiny čekání na podklady, které měly přijít v pondělí. Cesta zpátky kvůli jednomu šroubu. Nikde se neobjeví, ale zaplatíte je vlastním časem.

Zvláštní kapitolou je splatnost. Když platíte materiál hned a peníze dostanete za třicet dní, financujete klientovi měsíc provozu. U zakázky za 200 000 s materiálem za 80 000 to není teorie, ale reálná díra v hotovosti, kvůli které si berete kontokorent a platíte z něj úrok.

• Revize nad dohodnutý počet a změny zadání v průběhu
• Čekání na podklady, na jiné řemeslo nebo na rozhodnutí klienta
• Přejezdy, parkování a čas strávený v koloně
• Záruční servis a doladění po předání díla
• Financování materiálu do doby, než klient skutečně zaplatí

Dvě zakázky vedle sebe: co ukázala čísla

Náklad na hodinu provozu si spočítejte jednou ročně. Fixní náklady 415 000 korun dělené 1 037 prodanými hodinami dávají 400 korun. To je částka, kterou vás každá odpracovaná hodina stojí, ještě než začnete uvažovat o zisku. Do kalkulace každé zakázky pak vstupuje jako nákladová sazba.

Zakázka A byl web pro autoservis za 19 990. Odhad 18 hodin, skutečnost 31, protože podklady chodily po kouskách tři týdny a proběhla čtyři kola úprav textů. S 3,5 hodinami na nabídku a přímými náklady 3 700 korun zůstal zisk 2 490 korun. Marže dvanáct procent.

Zakázka B byl Growth System za 39 900. Odhad 45 hodin, skutečnost 41, protože klient dodal všechno v jednom balíku a revize proběhly dvě. S přímými náklady 3 900 korun zbylo 18 800 korun a marže 47 procent. Stejný člověk, stejné dovednosti, čtyřnásobný rozdíl v marži.

Marže proti odhadu a co ten rozdíl znamená

Zajímavější než absolutní marže je odchylka od odhadu. U zakázky A byla skutečnost o 72 procent nad odhadem, u zakázky B o devět procent pod ním. Když si tuhle odchylku vedete u každé zakázky, po deseti kusech přesně vidíte, kde se soustavně pletete a o kolik.

Odchylka mívá jeden ze tří důvodů. Špatně vymezený rozsah, klient bez připravených podkladů, nebo typ zakázky, který vám prostě nesedí. První dva se řeší nabídkou a procesem. Třetí se řeší tím, že takové zakázky přestanete brát, i když na papíře vypadají lákavě.

Nastavte si hranici, pod kterou nejdete. U mě je to třicet procent marže. Zakázka pod touhle hranicí není katastrofa, ale musí mít důvod, třeba referenci v oboru, kam se chci dostat. Bez důvodu je to jen práce, která vypadá jako podnikání a chová se jako zaměstnání bez dovolené.

Co s tím udělat u další nabídky

Data mají smysl jen tehdy, když změní další nabídku. Po zakázce A jsem zavedl dvě věci. Rozsah revizí je napsaný přímo v nabídce, dvě kola v ceně, každé další za hodinovou sazbu. A práce začíná až po dodání kompletních podkladů, ne po zaplacení zálohy.

Druhá změna byla v odhadech. K odhadu hodin přidávám rezervu dvacet procent a u klientů, kteří na první schůzce nemají texty ani fotky, rovnou 35 procent. Není to přirážka za nepohodlí, je to zaplacený čas, který na takové zakázce prokazatelně strávím navíc, a klient to po vysvětlení chápe.

• Rozsah revizí napsat do nabídky číslem, ne slovem přiměřeně
• Zálohu 50 procent a start prací až po dodání podkladů
• K odhadu hodin přidat rezervu 20 procent, u nepřipravených klientů 35
• Po každé zakázce zapsat skutečné hodiny a marži do jednoho přehledu
• Jednou za čtvrtletí projít deset posledních zakázek a hledat vzorec
• Typ zakázky, který třikrát po sobě skončil pod 20 procenty marže, přestat nabízet

Časté otázky

Jak dlouho trvá, než z evidence času něco poznám?

Po deseti zakázkách máte první vzorec, po dvaceti už spolehlivá čísla. Dřív nesahejte k velkým změnám ceníku, protože jednotlivá zakázka může být výjimka. Co poznáte hned po první poctivě změřené zakázce, je rozdíl mezi odhadem a skutečností, a ten sám o sobě obvykle stačí na úpravu příštího odhadu.

Mám do nákladů zakázky počítat i čas na neúspěšné nabídky?

Ano, jinak si lžete. Akvizice je náklad, který někdo zaplatit musí, a jsou to klienti, kteří zakázku podepíší. Sečtěte hodiny strávené nabídkami za čtvrtletí a rozpočítejte je na získané zakázky. U mě to vychází zhruba na tři až čtyři hodiny na jednu podepsanou zakázku, a proto je odhad vždycky obsahuje.

Co dělat se zakázkou, u které v půlce zjistím, že bude ztrátová?

Dokončit ji v dohodnuté kvalitě a zároveň zastavit další rozšiřování rozsahu. Řekněte klientovi věcně, že další změny už jdou nad rámec dohody a budou za hodinovou sazbu. Ztrátu neuženete zpět uspěchanou prací, ale můžete ji zastavit. Poučení pak zapracujte do příští nabídky, ne do dohadování o téhle.