Jak si nastavit zálohy

Záloha není projev nedůvěry, je to pravidlo, které chrání obě strany. Bez ní financujete cizí podnikání z vlastní kapsy a zjistíte to až ve chvíli, kdy vám na účtu chybí čtyřicet tisíc.

Padesát procent, ne třicet

Standard, který používám, je padesát procent předem a padesát při předání. Třicet procent nepokryje ani přípravu: u zakázky za 19 990 to je 5 997 korun, tedy zhruba den práce. Padesát procent naopak rozdělí riziko na půl a hlavně otestuje, jestli klient opravdu chce začít, nebo zatím jen sbírá nabídky.

U větších zakázek dělím platbu na tři části. U Growth Systemu za 39 900 beru padesát procent na startu, dvacet pět po schválení návrhu a zbytek při předání. Klient tak vidí, že peníze jdou proti odvedené práci, a vy nefinancujete tři týdny provozu z vlastních peněz a vlastního času.

U opakovaných klientů, se kterými mám odjeté tři zakázky, jdu na třicet procent nebo i na fakturaci po dodání. Nejde o změkčení pravidla, ale o riziko, které znám. Nový klient bez historie je jiná situace než člověk, který mi tři roky platí do sedmi dnů bez jediné upomínky.

Kdy zálohu fakturovat a co spouští práci

Zálohu fakturuju ve chvíli, kdy klient potvrdí variantu, ne až po podpisu smlouvy. Smlouva a zálohová faktura jdou v jednom mailu. Práci začínám dnem, kdy jsou peníze na účtu, a od toho dne počítám termín dodání. Tuhle větu mám už v nabídce, takže se o ní později vůbec nediskutuje.

Nejčastější chyba je začít pracovat na dobré slovo, protože klient je sympatický a spěchá. Zrovna spěch je varovný signál. Kdo dnes potřebuje web do týdne, zítra potřebuje ještě něco navíc a za měsíc nezvedá telefon. Když peníze přijdou první, spěch se buď ukáže jako reálný, nebo zmizí.

• Zálohová faktura odchází do 24 hodin od potvrzení varianty.
• Splatnost zálohy 7 dní, ne 14. Záloha není provozní úvěr.
• Termín dodání běží ode dne připsání peněz, ne ode dne objednávky.
• Podklady od klienta jsou součást startu, bez fotek a textů se termín posouvá.
• Doplatek fakturuju v den předání, ne po týdnu zkoušení.
• Přístupy a zdrojové soubory předávám po zaplacení doplatku.

Jak zálohu říct, aby to neznělo jako nedůvěra

Zálohu neobhajuju, oznamuju ji jako součást procesu. Věta zní: záloha padesát procent, termín začíná běžet dnem připsání. Žádné doufám, že to nevadí. Jakmile začnete vysvětlovat, proč zálohu potřebujete, dáváte klientovi najevo, že je to výjimka, a on ji podle toho začne řešit a smlouvat o ní.

Pokud padne dotaz, mám jednu odpověď: záloha rezervuje kapacitu v kalendáři. To je pravda a klient ji chápe, protože stejnou logiku zná od řemeslníků i z rezervace ubytování. Nemluvím o tom, že mi někdo nezaplatil, ani o špatných zkušenostech. Historky o problémových klientech dělají z vás člověka, který je přitahuje.

Pomáhá taky, když je záloha vidět už v nabídce, ne až ve faktuře. Jeden řádek pod cenou: záloha 50 procent, doplatek při předání. Klient tím projde už při rozhodování o variantě a v okamžiku podpisu to není nová informace. Překvapení na konci je jediný spolehlivý způsob, jak ze zálohy udělat problém.

Když klient zálohu odmítne

Odmítnutí zálohy je nejlevnější varování, jaké můžete dostat. Ještě jsem nepotkal případ, kdy by klient, který odmítl zálohu, platil vzorně na konci. Buď má problém s penězi, nebo si nechává otevřená zadní vrátka. Obojí je informace, kterou chcete mít předtím, než odpracujete tři týdny.

Neznamená to zakázku hned odmítnout. Znamená to změnit podmínky tak, aby riziko odpovídalo. Menší rozsah, kratší etapy, platba po částech proti dílčím výstupům. Když klient odmítne i to, je odpověď jednoduchá a slušná: takhle to bohužel nejde, ozvěte se, kdyby se situace změnila. A jde se dál.

• Nabídněte menší první etapu, třeba jen vstupní stránku za 9 900.
• Rozdělte platbu na čtyři části místo dvou, ale nikdy na nulu na startu.
• U větších firem akceptujte objednávku s razítkem místo zálohy, riziko je jinde.
• Neustupujte u nového klienta bez historie a bez doporučení.
• Odmítnutí zálohy si zapište do poznámek, i když zakázku nakonec vezmete.

Co záloha udělá s cash flow

Rozdíl mezi zálohou a fakturací po dodání není v celkové tržbě, ale v tom, kdy peníze dorazí. U zakázky za 19 990 se splatností třicet dní vidíte peníze zhruba za padesát dnů od začátku prací. Se zálohou padesát procent máte polovinu hned a druhou do dvou týdnů po předání díla.

Praktický dopad: tři běžící zakázky bez záloh znamenají, že financujete šedesát tisíc cizích nákladů. Tři zakázky se zálohou znamenají třicet tisíc na účtu v den startu. To je rozdíl mezi tím, jestli si můžete dovolit odmítnout špatnou zakázku, nebo ji musíte vzít, protože potřebujete hotovost.

Splatnost 14 dní, upomínky a poslední pojistka

Splatnost delší než čtrnáct dní nedávám nikomu. Dvacet a třicet dní je zvyk z korporátů a nemá důvod se přenášet na jednoho člověka s vlastními náklady. U zálohy jdu ještě níž, na sedm dní. Kdo nezvládne zaplatit zálohu za týden, nezvládne ani doplatek, jen to zjistíte o měsíc později.

Upomínky mám tři a posílám je v pevném rytmu. První den po splatnosti krátká věcná zpráva, sedmý den připomenutí s fakturou v příloze, čtrnáctý den oznámení o pozastavení prací. Žádné emoce, žádné omluvy za připomínání. Fungují právě proto, že jsou předvídatelné a klient dopředu ví, co přijde.

Poslední pojistka je technická. Web běží až do doplacení na mém testovacím odkazu, přístupy a zdrojové soubory předávám po zaplacení. Není to výhrůžka, je to napsané v nabídce od začátku. Za tři roky jsem to musel použít dvakrát a v obou případech peníze dorazily do dvou dnů.

• Splatnost běžné faktury: 14 dní.
• Splatnost zálohové faktury: 7 dní.
• První upomínka: den po splatnosti, dvě věty bez emocí.
• Druhá upomínka: sedmý den, s fakturou v příloze.
• Třetí upomínka: čtrnáctý den, oznámení o pozastavení prací.
• Zdrojové soubory a přístupy až po doplacení, napsané už v nabídce.

Časté otázky

Kolik procent má záloha mít?

Padesát procent u nového klienta a u zakázek do sta tisíc. Třicet procent nepokryje ani přípravu, u zakázky za 19 990 to je necelých šest tisíc korun. U větších projektů dělte platbu na tři části, aby peníze šly proti odvedené práci. U prověřených klientů s historií můžete jít níž.

Co když klient zálohu odmítne?

Berte to jako informaci, ne jako urážku. Nabídněte menší první etapu nebo víc menších plateb proti dílčím výstupům, ale nikdy nulu na startu. Když klient odmítne i to, poděkujte a odejděte. Zakázka bez zálohy u nového klienta je nejdražší způsob, jak se učit, komu se dá věřit.

Jak zálohu formulovat v nabídce?

Jedním řádkem hned pod cenou: záloha 50 procent, doplatek při předání, termín běží ode dne připsání zálohy. Bez omluv a bez vysvětlování. Když se klient zeptá proč, odpovězte, že záloha rezervuje kapacitu v kalendáři. Tuhle logiku zná od řemeslníků i z rezervace ubytování a nikdo se nad ní nepozastavuje.