Jak si spočítat hodinovou sazbu

Většina živnostníků si sazbu neodvodí z čísel, ale okoukne ji od souseda. Ukážu celý výpočet na dvou reálných případech, truhláři a účetní, včetně toho, kolik hodin z roku skutečně prodáte.

Sazba od oka je nejdražší chyba v řemesle

Většina živnostníků si sazbu nespočítá, ale odhadne podle konkurence. Soused bere šest set za hodinu, tak vezmu šest set padesát. Problém je, že soused má jinou dodávku, jiný nájem a jiný počet dní, kdy vůbec fakturuje. Jeho číslo o vašich nákladech neříká nic. Kopírovat cenu konkurenta znamená kopírovat i jeho chyby.

Sazba má tři vstupy. Kolik vás stojí rok provozu, kolik hodin z toho roku reálně prodáte a kolik chcete vydělat nad rámec nákladů. Když kterýkoli z těch tří údajů odhadujete, výsledek je náhoda. Když je spočítáte, dostanete číslo, které se dá obhájit i před klientem, který smlouvá o každou tisícovku.

Krok 1: sečtěte fixní náklady za celý rok

Fixní náklady jsou všechno, co vás stojí peníze i v měsíci, kdy nemáte jedinou zakázku. U truhláře z Vysočiny, se kterým jsem to počítal, vyšly na 436 000 korun ročně. Není to nafouknutá firma, je to jeden člověk s dodávkou, pronajatou dílnou v areálu bývalého statku a běžným nářadím.

Nejčastěji se zapomíná na to, co se platí jednou za rok nebo nepravidelně. Servis auta, obnova kotoučových pil, školení, revize elektrických strojů, pojištění odpovědnosti, poplatky za software. Rozpočítejte to na měsíce, jinak vám v kalkulaci chybí desítky tisíc a zjistíte to až v březnu, když se nesejde účetnictví.

• Vozidlo: splátka, palivo, pojištění, servis a pneumatiky
• Dílna nebo sklad: nájem, energie, odvoz odpadu
• Nářadí a jeho obnova, spotřební materiál, drobné vybavení
• Zálohy na zdravotní a sociální pojištění
• Účetní, software, telefon, internet
• Web, reklama, tisk, vizitky a polep vozu
• Pojištění odpovědnosti a rezerva na reklamace

Krok 2: spočítejte, kolik hodin opravdu prodáte

Rok má zhruba 251 pracovních dní. Odečtěte svátky, které padnou do všedního dne, a zbyde vám kolem 241 dní. Dvacet dní dovolené a pět dní nemoci je střízlivý předpoklad, takže reálně pracujete 216 dní. Při osmi hodinách denně je to 1 728 hodin, které vůbec máte k dispozici.

Z těch 1 728 hodin ale neprodáte všechny. Odečtěte objíždění zakázek, psaní nabídek, nákup materiálu, papírování, reklamace a čekání na jiné řemeslo. U řemesla se fakturovatelnost pohybuje mezi 55 a 65 procenty. Při šedesáti procentech prodáte 1 037 hodin a právě tímhle číslem se dělí.

Kdo počítá s dvěma tisíci hodin ročně, počítá s bytostí, která nespí, neonemocní a nikdy nejede na pilu. Rozdíl mezi 2 000 a 1 037 hodinami je přesně ten důvod, proč se sazba, která vypadala rozumně, po roce ukáže jako poloviční. Počítejte s číslem, které vydrží i špatný rok.

Krok 3: přidejte zisk, ne jen přežití

Fixní náklady vás udrží naživu, zisk vás posune. Zisk je to, z čeho platíte daň, tvoříte rezervu na výpadek, kupujete nové auto a odkládáte na důchod. Když ho do kalkulace nedáte, počítáte cenu, ve které pracujete zadarmo a jen si přeposíláte peníze mezi jednotlivými nákladovými položkami.

U toho truhláře jsme nastavili cílový zisk před daní na 850 000 korun ročně. Po dani a s rezervou to odpovídá zhruba 55 až 60 tisícům měsíčně, které mu reálně zůstanou v kapse. Není to fantazie, je to částka, za kterou má smysl vstávat ve čtyři a jezdit sto kilometrů na montáž.

Výpočet je pak triviální. Fixní náklady plus cílový zisk dělíte prodanými hodinami. 436 000 plus 850 000 je 1 286 000, děleno 1 037 hodinami vychází 1 240 korun za hodinu. To je minimum, pod které nemá smysl jít, ne cena, kterou vyhlásíte jako konečnou nabídku.

Dva výpočty vedle sebe: truhlář a účetní

U služby vypadají čísla jinak, ale postup je stejný. Účetní v Brně nemá dodávku ani dílnu, zato má vyšší fakturovatelnost, protože pracuje z jednoho místa a nemusí nikam jezdit. Její fixní náklady vyšly na 210 000 korun ročně, hlavně software, pojištění profesní odpovědnosti, odvody a místo v coworkingu.

Fakturovatelnost sedmdesát procent dává 1 210 prodaných hodin. Cílový zisk 700 000 před daní je pro jednoho člověka bez zaměstnanců realistický. Součet 910 000 dělený 1 210 hodinami vychází na 752 korun za hodinu. Zaokrouhlím nahoru na 780, protože sazba pod osmi stovkami se pak hůř zvyšuje.

Co s výslednou sazbou udělat v nabídce

Sazbu klientovi obvykle neříkáte. Slouží vám k tomu, abyste uměli ocenit zakázku pevnou cenou. Když víte, že hodina stojí 1 240, a odhadnete montáž kuchyně na 34 hodin, máte spodní hranici 42 160 korun a víte přesně, kde končí prostor pro slevu. Pevná cena se lépe prodává než hodinovka.

U mě to funguje stejně. Web od 19 990 korun není číslo z klobouku, je to odhad hodin krát sazba plus přímé náklady. Když do zakázky přibude měření Pixel a CAPI, přibude 6 900 korun, protože je to čtyři až šest hodin práce navíc a samostatný výstup, který se dá předat i otestovat.

• Sazbu přepočítejte jednou ročně, ideálně v lednu s novými zálohami na pojistné
• Práci navíc mimo dohodnutý rozsah účtujte hodinově, ne odhadem
• K odhadu hodin přidejte rezervu 15 až 20 procent na nečekané
• U zakázek s dojezdem nad 40 kilometrů počítejte cestu jako placený čas
• Pod spočítanou sazbu jděte jen vědomě a s důvodem, ne ze strachu z odmítnutí

Časté otázky

Co když mi vyjde sazba vyšší, než berou všichni v okolí?

Znamená to, že buď máte vyšší náklady, nebo okolí pracuje pod cenou a neví o tom. Zkontrolujte fakturovatelnost, je to nejčastější zdroj chyby. Pokud čísla sedí, nesnižujte sazbu, ale změňte typ zakázek. Levné a rychlé práce nechte konkurenci a soustřeďte se na ty, kde rozhoduje kvalita a termín.

Mám do fixních nákladů počítat i vlastní mzdu?

Ne. Vlastní odměna patří do cílového zisku, ne do nákladů, jinak si počítáte peníze dvakrát. Do fixních nákladů dejte jen to, co odchází z účtu bez ohledu na zakázky, včetně záloh na zdravotní a sociální pojištění. Zisk pak nastavte jako částku, kterou chcete mít po dani na účtu.

Jak často se má sazba přepočítávat?

Jednou ročně stačí, nejlépe v lednu, kdy se mění minimální zálohy na pojistné a víte, kolik hodin jste za minulý rok skutečně prodali. Mimořádně přepočítejte i tehdy, když se vám výrazně změní fixní náklady, typicky při pořízení nového vozu, nájmu dílny nebo přijetí prvního člověka.