Kolik stojí CRM: ceník CRM systému na míru

Cena CRM na míru se mezi nabídkami liší řádově a z nabídky samotné se to často nedá pochopit. Rozdíl přitom skoro nikdy není v kvalitě kódu, ale v tom, kolik procesů do systému nacpete a kolik jich pak reálně používáte. Pokud chcete systém postavit se mnou, podívejte se na stránku systémy na míru.

Krabicové CRM není levnější, jen účtuje jinak

Pipedrive, HubSpot nebo Raynet vypadají v ceníku nevinně. Jenže platíte za uživatele a za měsíc. Příklad: při 1 200 Kč za uživatele a měsíc vyjde osm lidí na 9 600 Kč měsíčně, tedy 115 200 Kč ročně a 345 600 Kč za tři roky, a pořád nevlastníte nic. Skutečnou cenu najdete v ceníku konkrétního nástroje. Přestanete platit a data si vyexportujete do tabulky.

K licencím se skoro vždy přidá implementace. Nastavení pipeline, import kontaktů a napojení na e-mail a fakturaci u partnerů platíte zvlášť podle rozsahu. Když chcete něco, co systém neumí, platíte konektor přes Make nebo Zapier a další měsíční tarif. Za dva roky máte ekosystém, který nikdo ve firmě neumí opravit.

Krabice dává smysl, když prodáváte standardně. Máte obchodníky, telefonáty, nabídky, uzavření. Na to je Pipedrive skvělý a stavět ho znovu je plýtvání. Jakmile ale vaše zakázka prochází výrobou, montáží, reklamací a fakturací po etapách, začnete systém ohýbat. A ohýbání krabice bývá dražší než postavit vlastní.

Co konkrétně zvedá cenu CRM na míru

Cenu netvoří počet obrazovek, ale počet výjimek. Jedna role a jeden postup se dají postavit rychle. Jakmile máte obchodníka, technika, fakturantku a majitele, každý vidí jiná data, dostává jiné notifikace a smí jiné věci. Každá role znamená vlastní testování a vlastní chyby, které musí někdo najít dřív než klient.

Druhý zdroj nákladů jsou cizí systémy. Napojení na nástroj s veřejným rozhraním, jako je Fakturoid nebo iDoklad, bývá rychlé. Napojení na starší účetní software, který má rozhraní jen na papíře, trvá výrazně déle a stojí víc nervů. Ještě před poptávkou si zjistěte, jestli váš dosavadní dodavatel dokumentaci vůbec někdy vydal.

• Počet rolí a úrovní oprávnění, každá role přidá práci na vývoji a testování
• Migrace dat ze starého systému, cena podle nepořádku v tabulkách
• Napojení na fakturaci, sklad, e-shop nebo dopravce
• Automatizace a notifikace, tedy co se stane samo bez kliknutí
• Reporting a dashboardy, u kterých se zadání mění nejčastěji
• Použití v terénu na mobilu, offline režim cenu výrazně zvedne

Orientační ceny CRM podle rozsahu

V tabulce jsou moje ceny z obchodu a pro srovnání příklad licencí krabicového CRM. Hodinová sazba se liší podle dodavatele, proto se podobný systém dá u různých dodavatelů pořídit za velmi rozdílné ceny.

U tabulky sledujte hlavně poslední řádek. Krabicové řešení nemá vstupní náklad, ale nikdy nekončí. Vlastní systém má vstupní náklad vyšší a pak už jen provoz a údržbu. Kdy se to zlomí, spočítáte z vlastních čísel: cena licence krát počet lidí krát měsíce proti jednorázové ceně a měsíčnímu provozu.

Náklady, které se do nabídky nevejdou

Nejdražší položka projektu není vývoj. Je to čas vašich lidí. Zadávání, testování, připomínky a zaškolení sežerou desítky hodin. Když s tím nikdo předem nepočítá, projekt se protáhne o měsíce a dodavatel za to nemůže. Vyčleňte jednoho člověka, který má systém na starost, a dejte mu na to hodiny v plánu.

Druhá věc je provoz. Server, zálohy, aktualizace knihoven a bezpečnostní záplaty stojí čas každý měsíc. Kdo vám nabídne systém úplně bez měsíčního poplatku, buď to zabalil do ceny předem, nebo počítá s tím, že se po předání neozve. Zeptejte se rovnou, kdo bude reagovat na výpadek v pátek večer.

• Zaškolení týmu po skupinách
• Hosting a databáze, u mě v tarifu Provoz za 990 Kč měsíčně
• Zálohy a jejich otestované obnovení, ne jen zapnutá volba u hostingu
• Údržba a bezpečnostní aktualizace, počítejte s nimi v rozpočtu každý rok
• Změny po prvních třech měsících, protože první verze nikdy nesedne napoprvé

Kdy se CRM na míru vrátí a kdy je to jen hračka

Návratnost se počítá jednoduše. Kolik hodin týdně tráví tým přepisováním dat mezi tabulkami, e-mailem a fakturací. Pět lidí po třech hodinách týdně je patnáct hodin. Při nákladu 400 Kč na hodinu je to 6 000 Kč týdně, tedy 312 000 Kč ročně. Systém za sto padesát tisíc se při takových číslech vrátí za necelých šest měsíců.

Druhá strana rovnice je ztracená zakázka. Když se zapomene ozvat na poptávku a průměrná zakázka je 40 000 Kč, každá zachráněná poptávka znamená 40 000 Kč tržby. Tuhle položku firmy často neměří, protože ztracenou poptávku nikdo nevidí. Objeví se až ve chvíli, kdy máte přehled odpovědí podle času.

Naopak nedává smysl stavět systém pro tři lidi, kteří se domluví přes stůl. Při pár zakázkách týdně často stačí sdílená tabulka a kalendář. Investice sto tisíc do systému, který ušetří dvě hodiny měsíčně, se nevrátí nikdy a bude vám navíc překážet v práci.

Jak stavím firemní systémy já

Nezačínám návrhem obrazovek. Začínám tím, že si projdu jeden reálný týden ve firmě a napíšu, kde se data přepisují ručně. Z toho vznikne seznam, který se dá seřadit podle ušetřených hodin. Postavíme prvních pět položek a o zbytku se rozhodne až podle provozu, ne podle zadání z jara.

Growth System za 39 900 Kč je firemní web s měřením a databází poptávek. Empire System za 79 900 Kč je systém na míru s databází, administrací, uživatelskými účty, platbami a automatizacemi. Měsíční Péče za 2 990 Kč pokrývá provoz, aktualizace a drobné úpravy, větší rozvoj řeší tarif Růst od 14 900 Kč.

• Termín dostanete po zadání písemně, ne odhadem
• Data zůstávají vaše, včetně přístupu do databáze
• Žádné licence na uživatele, přidání desátého člověka nic nestojí
• Vše na jednom účtu, ne pět nástrojů slepených konektorem
• Po předání dostanete zápis, jak systém funguje, ne jen přihlašovací údaje

Časté otázky

Jde CRM na míru postavit levněji než za 39 900 Kč?

Jde, pokud opravdu jde jen o evidenci kontaktů a poznámek. Takový nástroj poskládáte v Airtable nebo Notionu za jedno odpoledne; Notion Plus stojí od 9,50 € a Airtable Team od 20 USD za uživatele měsíčně (ceníky notion.com a airtable.com k 14. 10. 2026). Vlastní systém začíná dávat smysl ve chvíli, kdy potřebujete vlastní logiku, práva jednotlivých rolí a napojení na fakturaci nebo sklad.

Kolik stojí provoz CRM na míru měsíčně?

U mě hosting, doménu, zálohy, bezpečnostní aktualizace a dohled pokrývá tarif Provoz za 990 Kč měsíčně. Tarif Péče za 2 990 Kč měsíčně obsahuje vše z Provozu a k tomu úpravy do 2 hodin měsíčně a měsíční přehled. Platí se za systém, ne za počet uživatelů.

Co když dodavatel skončí a systém zůstane bez podpory?

Proto se před podpisem ptejte na tři věci: kde běží kód, kdo má přístup do repozitáře a v jakých technologiích je systém napsaný. Pokud jde o běžné nástroje a máte vlastní repozitář, převezme to jiný vývojář za pár dní. Problém nastane jen u uzavřených platforem, ke kterým se nikdo jiný nedostane.