Kolik stojí CRM na míru

Nabídky na CRM chodí v rozpětí od padesáti tisíc po dva miliony a klient z toho většinou nepochopí nic. Rozdíl přitom skoro nikdy není v kvalitě kódu, ale v tom, kolik procesů do systému nacpete a kolik jich pak reálně používáte.

Krabicové CRM není levnější, jen účtuje jinak

Pipedrive, HubSpot nebo Raynet vypadají v ceníku nevinně. Jenže platíte za uživatele a za měsíc. Osm lidí na tarifu kolem 1 200 Kč vyjde na 9 600 Kč měsíčně, tedy 115 200 Kč ročně. Za tři roky jste na 345 tisících a pořád nevlastníte nic. Přestanete platit a data si vyexportujete do tabulky.

K licencím se skoro vždy přidá implementace. Nastavení pipeline, import kontaktů, napojení na e-mail a fakturaci stojí u českých partnerů 30 000 až 120 000 Kč. Když chcete něco, co systém neumí, platíte konektor přes Make nebo Zapier a další měsíční tarif. Za dva roky máte ekosystém, který nikdo ve firmě neumí opravit.

Krabice dává smysl, když prodáváte standardně. Máte obchodníky, telefonáty, nabídky, uzavření. Na to je Pipedrive skvělý a stavět ho znovu je plýtvání. Jakmile ale vaše zakázka prochází výrobou, montáží, reklamací a fakturací po etapách, začnete systém ohýbat. A ohýbání krabice bývá dražší než postavit vlastní.

Co konkrétně zvedá cenu CRM na míru

Cenu netvoří počet obrazovek, ale počet výjimek. Jedna role a jeden postup se dají postavit za pár dní. Jakmile máte obchodníka, technika, fakturantku a majitele, každý vidí jiná data, dostává jiné notifikace a smí jiné věci. Každá role znamená vlastní testování a vlastní chyby, které musí někdo najít dřív než klient.

Druhý zdroj nákladů jsou cizí systémy. Napojení na Fakturoid nebo iDoklad je otázka jednoho dne. Napojení na starší účetní software, který má rozhraní jen na papíře, je otázka tří týdnů a nervů. Ještě před poptávkou si zjistěte, jestli váš dosavadní dodavatel dokumentaci vůbec někdy vydal.

• Počet rolí a úrovní oprávnění, každá role přidá zhruba 8 až 20 hodin práce
• Migrace dat ze starého systému, typicky 15 000 až 60 000 Kč podle nepořádku v tabulkách
• Napojení na fakturaci, sklad, e-shop nebo dopravce
• Automatizace a notifikace, tedy co se stane samo bez kliknutí
• Reporting a dashboardy, u kterých se zadání mění nejčastěji
• Použití v terénu na mobilu, offline režim cenu klidně zdvojnásobí

Orientační ceny CRM podle rozsahu

Čísla níž vychází z českého trhu v roce 2026, ne z amerických blogů. Sazba solidního dodavatele se drží mezi 900 a 1 800 Kč za hodinu, u agentur s projektovým manažerem a testerem se dostanete na 2 200 Kč. Proto se prakticky stejný systém dá pořídit za osmdesát tisíc i za čtyři sta tisíc.

U tabulky sledujte hlavně poslední řádek. Krabicové řešení nemá vstupní náklad, ale nikdy nekončí. Vlastní systém má vstupní náklad vysoký a pak už jen hosting a údržbu. Zlom nastává typicky ve druhém až třetím roce provozu, u týmu nad deset lidí ještě dřív.

Náklady, které se do nabídky nevejdou

Nejdražší položka projektu není vývoj. Je to čas vašich lidí. Zadávání, testování, připomínky a zaškolení sežerou u střední firmy 60 až 150 hodin. Když s tím nikdo předem nepočítá, projekt se protáhne o měsíce a dodavatel za to nemůže. Vyčleňte jednoho člověka, který má systém na starost, a dejte mu na to hodiny v plánu.

Druhá věc je provoz. Server, zálohy, aktualizace knihoven a bezpečnostní záplaty stojí čas každý měsíc. Kdo vám nabídne systém úplně bez měsíčního poplatku, buď to zabalil do ceny předem, nebo počítá s tím, že se po předání neozve. Zeptejte se rovnou, kdo bude reagovat na výpadek v pátek večer.

• Zaškolení týmu, počítejte 4 až 8 hodin na skupinu
• Hosting a databáze, 500 až 3 000 Kč měsíčně podle zátěže
• Zálohy a jejich otestované obnovení, ne jen zapnutá volba u hostingu
• Údržba a bezpečnostní aktualizace, obvykle 10 až 20 procent ceny ročně
• Změny po prvních třech měsících, protože první verze nikdy nesedne napoprvé

Kdy se CRM na míru vrátí a kdy je to jen hračka

Návratnost se počítá jednoduše. Kolik hodin týdně tráví tým přepisováním dat mezi tabulkami, e-mailem a fakturací. Pět lidí po třech hodinách týdně je patnáct hodin. Při nákladu 400 Kč na hodinu je to 6 000 Kč týdně, tedy 312 000 Kč ročně. Systém za sto padesát tisíc se vrátí za pět měsíců.

Druhá strana rovnice je ztracená zakázka. Když se zapomene ozvat na poptávku a průměrná zakázka je 40 000 Kč, stačí zachránit čtyři poptávky ročně a máte zaplacenou půlku systému. Tuhle položku většina firem neměří, protože ztracenou poptávku nikdo nevidí. Objeví se až ve chvíli, kdy máte přehled odpovědí podle času.

Naopak nedává smysl stavět systém pro tři lidi, kteří se domluví přes stůl. Do zhruba pěti zakázek týdně stačí sdílená tabulka a kalendář. Investice sto tisíc do systému, který ušetří dvě hodiny měsíčně, se nevrátí nikdy a bude vám navíc překážet v práci.

Jak stavím firemní systémy já

Nezačínám návrhem obrazovek. Začínám tím, že si projdu jeden reálný týden ve firmě a napíšu, kde se data přepisují ručně. Z toho vznikne seznam, který se dá seřadit podle ušetřených hodin. Postavíme prvních pět položek a o zbytku se rozhodne až podle provozu, ne podle zadání z jara.

Growth System začíná na 39 900 Kč a řeší napojení webu, poptávek a jednoduché evidence zakázek. Empire od 79 900 Kč je plnohodnotný systém s rolemi, automatizacemi a reportingem. Měsíční Péče za 2 990 Kč pokrývá aktualizace a drobné úpravy, větší rozvoj řeší tarif Růst od 14 900 Kč.

• První funkční verze do sedmi dní, ne obrázek prototypu
• Data zůstávají vaše, včetně přístupu do databáze
• Žádné licence na uživatele, přidání desátého člověka nic nestojí
• Vše na jednom účtu, ne pět nástrojů slepených konektorem
• Po předání dostanete zápis, jak systém funguje, ne jen přihlašovací údaje

Časté otázky

Jde CRM na míru postavit levněji než za 39 900 Kč?

Jde, pokud opravdu jde jen o evidenci kontaktů a poznámek. Takový nástroj poskládáte v Airtable nebo Notionu za jedno odpoledne a měsíční tarif kolem 500 Kč. Vlastní systém začíná dávat smysl ve chvíli, kdy potřebujete vlastní logiku, práva jednotlivých rolí a napojení na fakturaci nebo sklad.

Kolik stojí provoz CRM na míru měsíčně?

Samotný hosting a databáze vyjdou na 500 až 3 000 Kč měsíčně podle počtu uživatelů a objemu dat. K tomu počítejte údržbu, tedy aktualizace a drobné opravy. U mě to řeší tarif Péče za 2 990 Kč. Celkem se běžná firma dostane na 3 500 až 6 000 Kč, což je pořád méně než licence pro pět lidí.

Co když dodavatel skončí a systém zůstane bez podpory?

Proto se před podpisem ptejte na tři věci: kde běží kód, kdo má přístup do repozitáře a v jakých technologiích je systém napsaný. Pokud jde o běžné nástroje a máte vlastní repozitář, převezme to jiný vývojář za pár dní. Problém nastane jen u uzavřených platforem, ke kterým se nikdo jiný nedostane.