Kolik stojí integrace s ERP

Integrace webu s ERP je nejčastější položka, u které se rozpočet vymkne kontrole. Rozdíl mezi patnácti tisíci a dvěma sty tisíci nedělá web, ale to, jak se váš systém chová zvenku.

Integrace není jedna věc, ale čtyři různé zakázky

Když klient řekne integrace se skladem, myslí tím obvykle jednu ze čtyř věcí. Stažení produktů a cen do webu. Hlídání dostupnosti v reálném čase. Odesílání objednávek zpět do systému. A synchronizaci stavů, faktur a dopravy. Každá z nich má jinou cenu, jinou složitost a jiné riziko. Než se bavíme o částce, potřebuju vědět, které z těch čtyř skutečně potřebujete.

V praxi se u malých e-shopů řeší dvě první položky a hotovo. Firma má v Pohodě nebo Money S3 pár set produktů a potřebuje aktuální ceny plus informaci skladem nebo do tří dnů. To je práce na dva až tři dny. Jakmile se přidá zápis objednávek zpět a párování variant, čas se ztrojnásobí, protože každá chyba je vidět v účetnictví.

Rozdíl mezi levnou a drahou integrací tedy neurčuje velikost webu. Určuje ho počet směrů, ve kterých data tečou, a to, kolik lidí ve firmě se na stejná data dívá. Když prodáváte na webu, na Heurece a v kamenné prodejně, potřebujete jeden zdroj pravdy. A to už není napojení, ale menší informační projekt s vlastním rozpočtem.

Jednosměrná synchronizace stojí zlomek toho, co obousměrná

Jednosměrná integrace znamená, že data putují z ERP na web a web nikdy nic nezapisuje zpět. Web je jen výkladní skříň. Když se něco pokazí, spustím přenos znovu a nic se neztratí. Proto se dá postavit rychle a levně, obvykle za 12 000 až 22 000 podle počtu polí a formátu, ve kterém systém data vydává.

Obousměrná synchronizace je jiný svět. Objednávka z webu musí vzniknout v ERP jako doklad, s vazbou na zákazníka, dopravu, platbu a rezervaci skladu. Musíte řešit, co se stane, když systém neodpoví, když zákazník zaplatí dvakrát nebo když se objednávka odešle dvakrát. Realistická cena začíná na 35 000 a u složitějších skladů se běžně dostane přes 80 000.

Doporučuju začít jednosměrně a obousměrnost přidat až ve chvíli, kdy ruční přepisování objednávek zabírá víc než hodinu denně. Do té doby vám levnější varianta udělá stejnou službu a ušetřené peníze utratíte lépe v reklamě. U klienta s deseti objednávkami denně to ručně zvládne jeden člověk během kávy a nemá to jedinou provozní vazbu navíc.

• Jednosměrně: produkty, ceny, dostupnost, obrázky a parametry z ERP na web
• Obousměrně: objednávky, rezervace skladu, stavy dopravy, dobropisy a storna
• Jednosměrně stačí přenos jednou za hodinu, u obousměrné se čeká odpověď v sekundách
• Chyba v jednosměrném přenosu se opraví dalším během, chyba v obousměrném zůstane v účetnictví
• Testování obousměrné integrace zabere podobně dlouho jako její naprogramování
• Obousměrné napojení potřebuje logy a upozornění, jinak se problém pozná až z reklamace

Kvalita rozhraní vašeho ERP rozhoduje o ceně víc než web

Cenu neurčuje váš e-shop, ale to, jak systém dovolí data odebírat. Moderní ERP s REST API a dokumentací ušetří polovinu času. Starší účetní programy nabízí často jen export XML do složky, noční přenos přes FTP nebo přímé čtení z databáze. Každá z těch cest funguje, liší se ale v tom, kolik hodin strávím zjišťováním, co která hodnota vlastně znamená.

Nejdražší jsou systémy bez dokumentace, kde je jediným zdrojem informací člověk, který to kdysi nastavoval. U jednoho velkoobchodu jsem tři dny hledal, proč se u dvaceti položek nepárovaly varianty. Ukázalo se, že sklad používal dva různé formáty kódu podle toho, kdo položku zakládal. Tenhle typ nálezu nezjistíte z nabídky, zjistíte ho až v datech.

Proto v každé nabídce na integraci počítám s jednou položkou navíc, s analýzou dat. Stojí 4 900 až 9 900, trvá jeden den a výsledkem je seznam polí, formátů a výjimek. Bez ní je jakákoli cena hádání a hádání se v polovině projektu vždycky vymstí jedné ze stran. Většinou té, která podepsala pevnou cenu.

• REST nebo GraphQL rozhraní s dokumentací: nejlevnější varianta, práce se počítá v hodinách
• Exporty XML nebo CSV na FTP: levné, ale data jsou stará podle intervalu exportu
• Přímé napojení na databázi: rychlé, ale křehké, každý update ERP může přenos rozbít
• Uzavřený systém bez rozhraní: potřebujete konektor od dodavatele, cena od 20 000 výš
• Cloudové systémy typu Shoptet nebo Raynet: hotová rozhraní, napojení za jeden až dva dny

Orientační ceník integrací podle rozsahu

Čísla níž vychází z projektů za poslední rok. Beru je jako startovní bod pro hovor, ne jako ceník k podpisu. Rozhodující je vždy analýza a počet výjimek, které z ní vypadnou. U dvou zakázek se skoro stejným zadáním se cena lišila o 40 000 jenom kvůli tomu, že jeden sklad měl čisté kódy produktů a druhý ne.

K jednorázové ceně patří provozní položka. Integrace není obraz na zdi, je to potrubí, které se dřív nebo později ucpe. Dodavatel ERP vydá update, změní se formát pole, vyprší přístupový token. Za dohled si účtuju 990 měsíčně u jednosměrných přenosů a 2 990 tam, kde běží obousměrná synchronizace a výpadek znamená chybějící objednávky.

Šest položek, které cenu integrace nafouknou

Nabídku prodraží skoro vždy stejné věci a všechny jdou odhalit dopředu. Nejde o programování, jde o výjimky v datech a o rozhodnutí, která nikdo nechce udělat. Když si je vyjasníme na začátku, nabídka drží. Když ne, přijde v polovině projektu věta o tom, že takhle to nikdo nemyslel, a doplatek zaplatí jedna ze stran.

Nejčastěji podceněnou položkou jsou vratky. Vypadá to jako maličkost, ale znamená to storno rezervace, vrácení kusu na sklad, dobropis a vrácení peněz přes platební bránu. Čtyři systémy, které si musí sednout. U klienta s vinylovými deskami jsme kvůli vratkám přidali celý týden práce, protože každý kus měl vlastní jedinečné číslo a nedal se nahradit jiným.

• Varianty produktů: velikosti a barvy v ERP často nejsou strukturované, párování se dělá ručně
• Ceníkové skupiny: jiná cena pro velkoobchod, registrované a nové zákazníky
• Rezervace skladu: co se stane, když dva lidé koupí poslední kus ve stejnou vteřinu
• Historická data: import dvaceti tisíc starých objednávek je samostatná zakázka
• Vratky a dobropisy: nejpracnější část napojení, počítejte 10 000 navíc
• Testovací prostředí: pokud ERP nemá kopii, testuje se na ostrých datech a to zdržuje

Kdy integraci nedělat a raději počkat

Integrace se nevyplatí, dokud nemáte objem. Pod dvacet objednávek denně ušetří obousměrná synchronizace zhruba dvacet až třicet minut práce, což je při ceně 50 000 návratnost přes dva roky. Za stejné peníze postavím Growth System od 39 900, který nejdřív přinese objednávky. Ty potom stojí za to automatizovat a čísla už dávají smysl.

Druhý případ, kdy počkat, je chystaná výměna ERP. Když firma plánuje přechod na jiný systém do půl roku, je integrace vyhozená. Napojení se dělá na konkrétní strukturu dat a s novým systémem se z devadesáti procent přepisuje znovu. V takové situaci navrhuju dočasné řešení přes ruční import CSV jednou denně za 4 900 a čeká se.

Třetí případ je firma, která nemá pořádek v datech. Když se stejný produkt jmenuje v Excelu, ve skladu a na webu pokaždé jinak, integrace ten nepořádek jenom zrychlí a rozšíří po celém webu. Nejlevnější krok je pak úklid číselníků. Nudná práce, kterou nikdo nechce platit, ale bez ní je všechno ostatní jenom dražší.

Časté otázky

Kolik stojí integrace webu s Pohodou nebo Money S3?

U jednosměrného přenosu produktů, cen a skladu počítejte 12 000 až 22 000 podle počtu polí. Obousměrný zápis objednávek zpět do dokladů začíná na 35 000. Rozhoduje formát, ve kterém systém data vydává, a čistota kódů produktů. Před nabídkou dělám analýzu dat za 4 900, aby výsledná cena nebyla jen odhad.

Jak dlouho trvá napojení webu na sklad?

Jednosměrný přenos dostanu do provozu za dva až tři pracovní dny včetně testů. Obousměrná synchronizace objednávek zabere pět až deset dní, protože zhruba polovinu času tvoří testování chybových stavů. Kompletní napojení s fakturami a dopravou je práce na tři až šest týdnů, hlavně kvůli čekání na odpovědi dodavatele systému.

Musím platit něco měsíčně, když integrace jednou běží?

Ano a je to rozumné. Rozhraní se mění, tokeny vyprší, dodavatel vydá update a přenos spadne. Dohled nad jednosměrným přenosem stojí 990 měsíčně, u obousměrné synchronizace 2 990, protože výpadek tam znamená ztracené objednávky. Bez dohledu se problém obvykle pozná až z reklamace zákazníka, typicky o dva dny později.