Kolik stojí objednávkový systém

Hotové objednávkové platformy mají nulovou vstupní cenu a přesně proto vypadají jako nejlevnější varianta. Účet přijde až v procentech z každé objednávky a po roce bývá vyšší než celá stavba vlastního systému.

Co je objednávkový systém a co jím ještě není

Objednávkový systém není formulář, který pošle mail. Je to nástroj, který zná kapacitu, hlídá dostupné termíny, potvrzuje zákazníkovi objednávku, připomíná ji a vede přehled toho, co se má kdy udělat. Formulář vám naopak jen přesune práci do schránky, kde ji stejně ručně přepisujete do diáře.

Do téhle kategorie spadají velmi různé věci: rezervace termínů u kadeřnictví nebo servisu, objednávky jídla s výdejním časem, půjčovny s kalendářem dostupnosti, dílny s výrobními sloty. Společné mají jedno, a to konečnou kapacitu. Právě kapacita je důvod, proč se to nedá řešit e-shopem s košíkem.

Rozdíl v ceně mezi hotovým a vlastním řešením se přitom nedá posuzovat podle vstupní částky. Jediné poctivé srovnání je celkový náklad za dva roky provozu při vašem objemu objednávek. Ten výpočet zabere deset minut a u většiny provozů dopadne jinak, než majitel čeká.

Hotové řešení: rychlý start, cena roste s obratem

Hotová platforma je nasazená během odpoledne a to je její hlavní výhoda. Nemusíte nic stavět, nic vymýšlet a hned máte funkční rezervace. Pro ověření, jestli o službu vůbec je zájem, je to rozumný první krok a nikoho od něj neodrazuji, dokud jsou objemy malé.

Problém přichází s růstem. Rozvozové platformy si u restaurací berou běžně 25 až 30 procent z hodnoty objednávky. Rezervační nástroje mají měsíční paušál v řádu stokorun a k tomu poplatky za SMS připomínky. Do toho nemáte kontrolu nad vzhledem, daty zákazníků ani nad tím, jestli vám platforma zítra zvedne sazbu.

• Nulová vstupní cena a spuštění v řádu hodin
• Provize 25 až 30 procent u rozvozových platforem
• Paušál 390 až 1 500 Kč měsíčně u rezervačních nástrojů
• Kontakty zákazníků zůstávají platformě, ne vám
• Vzhled a průběh objednávky se nedá přizpůsobit vaší značce
• Platforma vedle vás nabízí konkurenci ve stejném seznamu

Kolik provize stojí ve skutečných číslech

Vezměte si restauraci, která má přes platformu 300 objednávek měsíčně s průměrem 450 Kč. To je obrat 135 000 Kč a při 28 procentech odchází 37 800 Kč měsíčně, tedy 453 600 Kč ročně. Za tu částku postavíte vlastní systém pětkrát a ještě zbude na kampaně, které do něj lidi přivedou.

U rezervačních služeb je počet jiný, ale logika stejná. Paušál 890 Kč měsíčně plus SMS připomínky vyjdou na zhruba 15 000 Kč ročně, což samo o sobě nebolí. Bolí to, že po dvou letech nemáte vlastní data, vlastní web ani možnost cokoli změnit, a případný přechod jinam začíná od nuly.

Systém na míru: vyšší vstup, pevný strop

Vlastní systém má opačný profil nákladů. Zaplatíte jednou na začátku a pak vám náklad neroste s obratem. Když se z 300 objednávek měsíčně stane 900, provize by se ztrojnásobila, zatímco provoz vlastního řešení zůstane stejný. To je celý rozdíl a pro rostoucí provozy je zásadní.

Základní objednávkový systém stavím od 39 900. Obsahuje kalendář kapacit, sloty, potvrzovací a připomínkový mail, administraci s přehledem dne a napojení na váš web. Verze od 79 900 přidává platby předem, propojení se skladem nebo účetnictvím, více poboček a role pro zaměstnance.

Vlastní systém dává navíc data, která u platformy nikdy neuvidíte. Víte, kdo objednává opakovaně, v kolik hodin máte volno, které termíny se neplní a odkud zákazníci přišli. Tohle jsou informace, ze kterých se dělají rozhodnutí o otevírací době i o tom, kam poslat reklamní rozpočet.

Bod zlomu: kdy se vlastní systém zaplatí

Výpočet je jednoduchý a doporučuji si ho udělat před jakýmkoli rozhodnutím. Vezměte měsíční obrat přes platformu, vynásobte sazbou provize a zjistíte měsíční náklad. Pak počítejte, že po přechodu na vlastní systém k vám z platformy přejde jen část zákazníků, realisticky 30 až 40 procent v prvním půlroce.

Při obratu 135 000 Kč měsíčně a provizi 28 procent ušetříte na přešlé části zhruba 11 000 až 15 000 Kč měsíčně. Systém za 79 900 se tím zaplatí za pět až sedm měsíců a od té chvíle už jen šetří. Nižší objemy tenhle výpočet neunesou a platforma tam zůstává rozumnou volbou.

• Spočítejte měsíční provizi ze skutečného obratu, ne z odhadu
• Počítejte s přechodem jen části zákazníků, ne všech
• Do vlastního řešení připočtěte provoz 990 nebo péči 2 990 Kč měsíčně
• Přidejte náklad na to, aby zákazníci vůbec našli váš vlastní kanál
• Pod 60 000 Kč měsíčního obratu přes platformu vlastní systém obvykle nespěchá
• Nad 150 000 Kč měsíčně je odklad vlastního řešení nejdražší rozhodnutí

Co musí systém umět, aby nezpůsobil chaos

Špatně postavený objednávkový systém je horší než papírový diář, protože chybu udělá tiše a vy ji zjistíte, až přijde zákazník na termín, který neexistuje. Základ je, aby kapacita byla odečítaná okamžitě při vytvoření objednávky a aby dva lidé nemohli obsadit stejný slot ve stejnou vteřinu.

Druhá věc jsou připomínky. Neúčast na rezervovaném termínu se u služeb pohybuje kolem deseti procent a připomínka den předem ji stlačí zhruba na polovinu. U hodinové služby za 800 Kč a padesáti termínech měsíčně je to rozdíl přes dva tisíce korun měsíčně za nastavení, které se dělá jednou.

• Okamžité odečtení kapacity, žádné dvojité obsazení slotu
• Potvrzovací mail do minuty se všemi údaji a možností zrušit
• Připomínka den předem a případně dvě hodiny před termínem
• Blokace svátků, dovolených a mimořádných zavíracích dnů dopředu
• Přehled dne pro obsluhu na mobilu, ne jen v počítači
• Storno podmínky nastavitelné v systému, ne jen napsané v textu
• Export objednávek a kontaktů, abyste data měli vždy u sebe

Časté otázky

Můžu mít vlastní systém a přitom zůstat na platformě?

Ano a u většiny provozů to je nejrozumnější přechod. Platforma dál přivádí nové zákazníky, zatímco ty stálé postupně převádíte na vlastní kanál, kde neplatíte provizi. V praxi pomáhá vložit do každé zásilky kartičku s QR kódem a slevou na příští objednávku přes váš vlastní web. Po půl roce vidíte poměr jasně.

Jak dlouho trvá postavit objednávkový systém na míru?

Základní rozsah do sedmi dnů, pokud máte jasno v kapacitách, otevírací době a storno podmínkách. Delší bývá verze s platbami předem a napojením na sklad, tam počítejte s dvěma až třemi týdny včetně testování. Nejvíc zdržuje nedořešená pravidla provozu, ne programování, takže se vyplatí je sepsat ještě před startem.

Potřebuju k objednávkovému systému platební bránu?

Není povinná, ale u služeb s vysokou neúčastí se rychle vyplatí. Záloha 200 Kč strhnutá při rezervaci snižuje neúčast zhruba na třetinu. Brána stojí obvykle kolem jednoho procenta z transakce plus pár korun za platbu, což je řádově méně než provize platforem. Napojení řeším v rámci verze od 79 900.