Placený nástroj vs vlastní řešení

Nástroj za 1 490 měsíčně vypadá jako nic, dokud ho neplatíte pátý rok a nezjistíte, že jste za něj dali víc než za vlastní systém. Rozhodovat se dá jen s kalkulačkou, ne pocitem.

Paušál vypadá levně, protože ho platíte po kouscích

Nástroj za 1 490 měsíčně nikoho nebolí. Bolí až sedmý nástroj. Malá firma, které jsem loni procházel náklady, platila devět předplatných v celkové výši 11 300 korun měsíčně a dvě z nich nikdo neotevřel půl roku. Nikdo je nezrušil, protože každé zvlášť bylo pod hranicí, kdy se to vůbec řeší.

Roční pohled tuhle iluzi rozbije. Devět nástrojů je 135 600 korun ročně, tedy víc než celý web s napojením na fakturaci. Neznamená to, že předplatné je špatné. Znamená to, že se má počítat stejně jako jakákoliv jiná fixní položka, třeba nájem. A jednou za rok se má revidovat.

Pět let v jedné tabulce

Srovnání níže počítá s jedním konkrétním případem: firma potřebuje systém na zakázky, faktury a přehled o klientech. Buď koupí hotový nástroj, nebo si nechá postavit vlastní. Ceny za hotové nástroje beru z české střední třídy, tedy 1 200 až 4 500 korun měsíčně podle počtu uživatelů a rozsahu funkcí.

Vlastní řešení vychází levněji už ve třetím roce a rozdíl pak roste. Není to univerzální pravda, platí pro případ, kdy máte jasně popsaný proces a nechcete každý rok měnit software. Pokud budou vaše potřeby za rok jiné, hotový nástroj je bezpečnější, protože se z něj dá odejít.

Limity se ozvou přesně ve chvíli, kdy rostete

Hotový nástroj je postavený pro průměr trhu. Dokud jste průměr, sedí perfektně. Problém přijde, když máte vlastní způsob práce, který je zároveň váš důvod, proč vás lidé volí. Pak buď ohnete firmu podle nástroje, nebo platíte příplatky za funkce, které stejně nedělají přesně to, co potřebujete.

Typický příklad: e-shop potřeboval počítat slevu z počtu gramů, ne z počtu balení. V hotovém systému to nešlo a obsluha to dopočítávala ručně u každé objednávky. Za rok to dělalo přes sto hodin práce. Ve vlastním řešení to byla jedna funkce a hodina práce. Tohle je celý spor v jednom odstavci.

• Vedete si vedle systému ještě tabulku, bez které to nefunguje.
• Platíte vyšší tarif kvůli jediné funkci.
• Obsluha dělá ručně krok, který se opakuje u každé objednávky.
• Nástroj neumí mluvit s vaší fakturací a data přepisujete dvakrát.
• Za úpravu chce dodavatel víc, než by stálo postavit to znovu.

Vendor lock: co se stane, když chcete odejít

Vendor lock není zlý úmysl, je to důsledek. Data máte v jejich struktuře, integrace v jejich formátu a zaměstnance naučené jejich klikání. Odchod pak stojí víc než tři roky předplatného. Nejhorší je varianta, kdy nemáte export historie, jen aktuální stav, a přijdete o tři roky objednávek najednou.

Před podpisem se ptám na tři věci: jak vypadá export, kdo vlastní data a co se stane s cenou po roce. Odpověď na poslední otázku bývá vyhýbavá. Zdražení o dvacet procent při obnově je běžné a u nástroje, na kterém stojí celý provoz, nemáte žádnou vyjednávací pozici.

• Dostanu export všech dat včetně historie a v jakém formátu?
• Kolik bude nástroj stát za dvanáct měsíců?
• Kdo je podle podmínek vlastníkem dat?
• Existuje API, nebo jsem odkázaný na ruční přepis?
• Co se stane s daty, když přestanu platit?
• Kolik stojí přidání dalšího uživatele nebo pobočky?

Kdy koupit hotové a nevymýšlet vůbec nic

Účetnictví, mzdy, mailing, pokladna, platební brána. Tyhle věci nestavím a nikomu to nedoporučuju. Jsou regulované, mění se legislativou a hotové nástroje na nich pracují s desítkami vývojářů. Postavit si vlastní fakturaci kvůli tomu, že vám vadí jedno tlačítko, je nejdražší způsob, jak si zkazit celý rok.

Stejně tak nemá smysl stavět vlastní tam, kde jste pod padesáti zákazníky měsíčně. Do té doby je vaším limitem prodej, ne systém. Nástroj za 900 korun měsíčně vás udrží v provozu, dokud nezjistíte, co vlastně potřebujete. Ta znalost je mimochodem hlavní vstup do jakéhokoliv vlastního řešení.

Kdy stavět vlastní a co to reálně obnáší

Vlastní řešení dává smysl ve třech situacích: proces je vaše konkurenční výhoda, objem je dost velký, aby se úspora projevila, nebo potřebujete propojit věci, které spolu zatím nikdo nepropojil. U Growth Systemu od 39 900 korun je návratnost obvykle mezi patnácti a dvaceti měsíci, když nahradí dva až tři paušály.

Co to obnáší: vy musíte popsat, jak pracujete, a to je ta těžká část. Technika je práce na dny, popis procesu bývá práce na týden. Počítejte taky s tím, že vlastní systém potřebuje údržbu. Provoz za 990 korun měsíčně pokrývá běh, Péče za 2 990 pokrývá úpravy a drobné změny.

• Popis běžného dne od poptávky po fakturu, krok po kroku.
• Seznam všech nástrojů, které dnes platíte, včetně cen.
• Tři věci, které vás na současném řešení nejvíc zdržují.
• Odhad počtu objednávek nebo zakázek za měsíc.
• Rozhodnutí, kdo ve firmě systém převezme a bude ho vlastnit.

Časté otázky

Jak spočítám návratnost vlastního systému?

Sečtěte měsíční paušály, které nahradí, a přidejte hodiny, které dnes někdo dělá ručně, oceněné reálnou hodinovou sazbou. Tuhle částku porovnejte se vstupní cenou. Když vyjde návratnost do dvaceti čtyř měsíců, dává to smysl. Když vyjde přes čtyřicet měsíců, kupte hotové a vraťte se k tomu za rok.

Co když firma, která mi systém postavila, skončí?

Proto trvám na tom, aby klient vlastnil doménu, hosting i databázi a měl všechny přístupy. Kód běží na standardních technologiích, takže ho převezme jiný vývojář. Riziko není nulové, ale je menší než u uzavřené platformy, ze které se data dostat nedají vůbec. Ptejte se na tohle už při nabídce.

Není vlastní řešení jen dražší cesta ke stejnému výsledku?

Když potřebujete přesně to, co nástroj umí, tak ano a hotové je lepší. Vlastní se vyplatí, když vám nástroj brání dělat věci po svém, nebo když platíte za deset funkcí a používáte dvě. Rozhoduje rozdíl mezi tím, co potřebujete, a tím, co je na trhu k mání.