Web pro facility management

Facility firma se prodává mezi dvěma schůzkami. Správce budovy si ji najde v pátek odpoledne, projde tři reference a rozhodne, jestli ji vůbec pozve do poptávky.

Web čte správce, nákupčí a uchazeč o práci

Správce objektu hledá jistotu, že firma zvládne jeho typ budovy. Administrativní centrum, výrobní hala a bytový dům jsou tři různé světy a on chce vidět, že už jste dělali ten jeho. Nákupčí naopak sbírá papíry: certifikace, pojistné limity, obraty, počet vlastních zaměstnanců. Uchazeč o práci hledá směny a mzdu.

Tři publika neznamenají tři weby, ale tři jasné cesty z hlavního menu. Služby pro správce, dokumenty a čísla pro nákupčího, kariéra pro uchazeče. Kdo se snaží obsloužit všechny stejným textem o komplexních řešeních, neobslouží nikoho a pak se diví, že poptávky chodí jen z doporučení.

Nábor patří na web víc, než by se zdálo. Facility firma stojí a padá na tom, jestli sežene uklízečky a údržbáře. Kariérní sekce s reálnou mzdou a rozvrhem směn ušetří tisíce korun měsíčně za inzeráty na pracovních portálech.

Katalog služeb rozdělený tak, jak se opravdu poptává

Firmy nepoptávají facility management. Poptávají úklid kanceláří, revize elektro, servis vzduchotechniky nebo zimní údržbu chodníků. Každá z těchto služeb potřebuje vlastní stránku s vlastním textem, protože přesně takto ji zákazník hledá a přesně na takový dotaz vyhledávač odpovídá.

Stránka služby má obsahovat rozsah, četnost, co je v ceně a co ne, a jednu reálnou ukázku z objektu podobné velikosti. Věta o profesionálním přístupu nepomůže. Věta o tom, že v objektu 4 200 metrů čtverečních zajišťuje denní úklid pět lidí ve dvou směnách, prodává okamžitě.

• Denní a generální úklid kanceláří, hal a společných prostor
• Technická správa: topení, vzduchotechnika, chlazení, měření a regulace
• Revize vyhrazených technických zařízení a požární ochrana
• Zahradní údržba, sekání, zimní pohotovost a posyp
• Recepční a ostraha objektu
• Havarijní služba s reakční dobou
• Drobná stavební údržba a malování

Reference objektů v číslech, ne v přídavných jménech

Nejsilnější stránka facility webu je seznam spravovaných objektů. Typ budovy, plocha v metrech čtverečních, rozsah služeb, doba spolupráce. Když firma nesmí uvést jméno klienta, uvede alespoň popis: obchodní centrum v Ostravě, 18 000 metrů čtverečních, úklid a technická správa od roku 2021. Anonymní reference je pořád stokrát lepší než žádná.

K referenci patří i to, co se povedlo změřit. Snížení spotřeby tepla o 12 procent po seřízení regulace, zkrácení reakční doby na havárii ze čtyř hodin na devadesát minut, nula pokut při kontrole hasičů. Tato čísla si správce zapamatuje a použije je, když bude vaši firmu obhajovat před vedením.

Výběrová řízení: web jako předkvalifikace

Zakázky od měst, škol a nemocnic běží přes zadávací řízení a profil zadavatele. Zadavatel si firmu vždycky vygooglí, než ji osloví k podání nabídky. Web, který má na jednom místě obrat, počet zaměstnanců, pojištění odpovědnosti a certifikáty, projde tímto sítem. Web bez čísel vypadá jako živnostník s párem lidí, i když firma má sto zaměstnanců.

Praktický tah je stránka pro zadavatele s dokumenty ke stažení. Ušetří to obchodníkovi opakované posílání stejných příloh a firma se dostane do užšího výběru rychleji. U veřejných zakázek podle zákona o zadávání veřejných zakázek se navíc opakují stále stejné požadavky, takže je stačí připravit jednou.

• Roční obrat a počet vlastních zaměstnanců
• Pojištění odpovědnosti a jeho limit
• Certifikáty systémů řízení kvality a bezpečnosti práce
• Seznam významných zakázek za poslední tři roky
• Kontakt na osobu odpovědnou za nabídky
• Výpis z obchodního rejstříku a živnostenského oprávnění ke stažení

Helpdesk a nábor ušetří nejvíc telefonů

Nahlášení závady je nejčastější důvod, proč někdo web facility firmy otevře. Jednoduchý formulář s výběrem objektu, typem závady, fotkou a telefonem odvede práci drahého systému za zlomek ceny. Každé hlášení chodí do jedné schránky, dostane číslo a zadavatel dostane potvrzení. Dispečink tím přestane přepisovat věci z hlasové schránky.

Nábor funguje stejně přímočaře. Stránka pro uklízečky a údržbáře psaná bez korporátních frází, s hodinovou mzdou, rozvrhem směn a formulářem o třech polích. Lidé, kteří tuto práci hledají, ji řeší na telefonu a často večer. Web, který se na mobilu načte pomalu, přijde o polovinu z nich.

Kolik stojí web pro facility firmu

Firma s pěti službami a dvaceti objekty vystačí s webem od 19 990 Kč, který dodám do sedmi dní. Jakmile má být na webu katalog služeb po jednotlivých stránkách, databáze referencí a helpdesk formulář s tříděním podle objektu, pohybujeme se od 39 900 Kč. Velké firmy s klientskou sekcí a dokumenty pro zadavatele míří na 79 900 Kč.

Provoz doporučuji nepodceňovat, protože reference a certifikáty stárnou. Za 2 990 Kč měsíčně se web udržuje aktuální, včetně přidávání nových objektů. Kdo současně sbírá poptávky přes reklamu, potřebuje měření Pixel a CAPI za 6 900 Kč, jinak nezjistí, jestli poptávka za 800 Kč vedla k zakázce za 1,2 milionu ročně.

Časté otázky

Můžeme uvádět reference, když máme s klienty mlčenlivost?

Ano, jen bez jména. Popis typu objektu, lokalita na úrovni města, plocha a rozsah služeb jsou údaje, které mlčenlivost obvykle neporušují. Doporučuji si formulaci nechat odsouhlasit u dvou tří největších klientů, protože část z nich souhlas se jménem dá, když ví, že jde o krátkou zmínku.

Potřebuje facility firma vlastní helpdesk systém?

Do padesáti hlášení měsíčně stačí formulář na webu s automatickým číslováním a potvrzením. Nad tento objem se vyplatí systém, který sleduje stav a reakční dobu. Formulář na webu se dá později napojit na systém, takže začít jednoduše není slepá cesta, jen levnější první krok.

Jak dlouho trvá spuštění webu před tendrovou sezónou?

Základní web mám hotový do sedmi dní od dodání podkladů. Delší část bývá sběr materiálů na straně firmy, tedy fotky objektů, čísla obratu a platné certifikáty. Doporučuji začít šest týdnů před termínem, kdy se vypisují zakázky, aby web běžel v době, kdy si zadavatelé firmu ověřují.