Kolik stojí rezervační systém

Rezervační systém se nevyplácí podle ceny, ale podle toho, kolik telefonátů a nepřijatých hodin vám ušetří. Jeden nedorazivší klient týdně stojí víc než roční předplatné většiny hotových nástrojů.

Tři cesty k rezervacím a co která znamená

První cestou je hotová aplikace, kde si založíte účet, nastavíte služby a vložíte na web tlačítko nebo widget. Druhou je rezervace postavená přímo do webu jako jeho součást. Třetí je vlastní systém s vlastní databází, který řeší personál, pobočky a pravidla, jaká hotová aplikace neumí.

Rozdíl není hlavně v ceně, ale v tom, komu patří data a jak vypadá cesta zákazníka. Widget cizí aplikace často odvede návštěvníka na jinou doménu s jiným designem, což u dražších služeb viditelně snižuje počet dokončených rezervací.

Pro živnostníka s jedním kalendářem je hotové řešení naprosto v pořádku a nedoporučuju do něj investovat desítky tisíc. Jakmile ale rezervace tvoří většinu tržeb, začne se rozdíl mezi řešeními počítat v penězích.

Hotová řešení: kdy jsou nejlepší volba

Hotové rezervační aplikace v Česku začínají v bezplatných tarifech a placené varianty se pohybují zhruba od tří set do dvou tisíc korun měsíčně podle počtu pracovníků a funkcí. Za to dostanete kalendář, potvrzovací e-maily, obvykle i SMS připomínky a základní statistiky. Nastavení zvládnete za odpoledne.

Limity přijdou později. Typicky u složitějších pravidel, jako je jiná délka služby podle typu klienta, blokování času na úklid mezi zákazníky, kombinace více zdrojů najednou nebo ceník závislý na dni v týdnu. Tam většina hotových nástrojů buď narazí, nebo si za funkci účtuje vyšší tarif.

• Jeden až tři pracovníci a jednoduchý ceník služeb
• Nepotřebujete platbu předem, stačí potvrzení termínu
• Vyhovuje vám vzhled aplikace a její doména v odkazu
• Nechcete řešit provoz, aktualizace a zálohy
• Rezervace nejsou hlavním zdrojem tržeb, ale doplňkem
• Potřebujete začít tento týden a rozpočet je do pěti tisíc

Rezervace na míru: kdy se to vrátí

Rezervace postavená do webu má tři měřitelné výhody. Zákazník neopouští stránku, takže se dokončí víc rezervací. Design a texty jsou vaše, takže drahá služba nevypadá jako objednání k holiči. A hlavně vlastníte data, což znamená, že můžete klientům psát, měřit kampaně a napojit cokoli dalšího.

Návratnost se dá spočítat hrubě, ale poctivě. Když salon nebo ordinace odbaví padesát rezervací měsíčně s průměrnou hodnotou 900 Kč a lepší proces zvedne dokončené rezervace o deset procent, je to 4 500 Kč měsíčně navíc. Systém za 39 900 Kč se v takovém případě zaplatí zhruba za devět měsíců.

Druhá část úspory je čas. Padesát rezervací dohodnutých telefonem je při pěti minutách na hovor víc než čtyři hodiny měsíčně. Pro jednoho člověka, který si zároveň dělá práci, jde o den práce, který jde odpracovat placeně.

Napojení, které rozhoduje o tom, jestli systém používáte

Rezervační systém, který stojí stranou od ostatních nástrojů, po dvou měsících nikdo neotevírá. Klíčové je, aby termín okamžitě spadl do kalendáře, který stejně sledujete, a aby vám nic nepřicházelo dvakrát. Obousměrná synchronizace kalendáře je funkce, kterou bych neobětoval ničemu jinému.

Druhá zásadní věc jsou platby předem nebo záloha. Nedorazivší klienti dělají v běžné provozovně deset až třicet procent rezervací a záloha ve výši dvaceti procent tohle číslo spolehlivě srazí na jednotky procent. Platební brána si účtuje kolem jednoho procenta z transakce, což je proti ztraceným hodinám nic.

• Obousměrná synchronizace s kalendářem, aby nešlo rezervovat na obsazený čas
• Platba nebo záloha kartou přes českou bránu, typicky Comgate nebo GoPay
• SMS připomínka 24 hodin předem, cena za zprávu bývá 1 až 2 Kč
• Automatický e-mail s možností přesunout termín bez telefonátu
• Podklad pro fakturaci nebo export do účetnictví
• Souhlas se zpracováním údajů a jasně daná doba uchování rezervací

Tabulka cen rezervačního systému

Čísla níž ukazují pořizovací cenu a měsíční provoz. Hotová řešení mají nulový vstup a stálý poplatek, řešení na míru je obráceně. Zlom nastává obvykle po druhém až třetím roce, kdy součet měsíčních plateb za víc pracovníků převýší jednorázovou investici.

Do rozhodování ale nepatří jen matematika. Pokud vám hotový nástroj vyhovuje a nebrzdí vás, je zbytečné utrácet za vlastní řešení. Vlastní systém stavím tehdy, když existuje konkrétní věc, kterou hotový nástroj neumí a která stojí peníze každý týden.

Skryté náklady, na které se ptát předem

Nejčastější překvapení není cena systému, ale poplatky kolem něj. SMS se platí za kus, platební brána si bere procento, u některých aplikací se platí zvlášť za každého dalšího pracovníka. Tři kadeřnice v salonu tak mohou znamenat trojnásobek ceny, kterou jste viděli na ceníku.

Druhý náklad je čas na nastavení a údržbu. Změna otevírací doby, svátky, dovolená, nová služba, jiná cena. U hotových aplikací to děláte sami, u vlastního systému to buď zvládnete v administraci, nebo za to platíte dodavateli. Právě proto stavím administraci tak, aby změny zvládl klient bez mého zásahu.

• Cena za dalšího pracovníka nebo pobočku v tarifu
• Poplatek za SMS a za koho jdou, typicky 1 až 2 Kč za zprávu
• Procento platební brány a poplatek za vrácení platby
• Export dat, pokud budete chtít od nástroje odejít
• Cena za úpravu vzhledu nebo odstranění loga dodavatele
• Kdo řeší výpadek v sobotu, kdy máte nejvíc rezervací

Časté otázky

Vyplatí se rezervační systém jednomu člověku?

Ano, ale obvykle stačí hotová aplikace za pár set korun měsíčně. Vlastní systém dává smysl až tehdy, když rezervace tvoří většinu tržeb a hotový nástroj vás konkrétně omezuje, například nedokáže pracovat se zálohou nebo s různou délkou služby. Do té doby investujte spíš do webu, který lidi k rezervaci vůbec dovede.

Jak snížit počet nedorazivších klientů?

Kombinací tří věcí. Zálohou nebo platbou předem, připomínkou SMS den dopředu a možností přesunout termín jedním kliknutím bez telefonátu. Sama záloha ve výši dvaceti procent obvykle sníží počet nedorazivších z desítek procent na jednotky. Storno podmínky mějte napsané jednoduše a viditelně v potvrzovacím e-mailu, ne jen v obchodních podmínkách.

Můžu později přejít z hotové aplikace na vlastní systém?

Ano a je to běžná cesta. Před přechodem si ověřte, že z původního nástroje dostanete export klientů a historie rezervací, ideálně v tabulce. Přechod plánujte na klidnější období, obě řešení nechte týden běžet vedle sebe a nové rezervace přijímejte už jen v novém. Migrace kontaktů a nastavení bývá otázka jednoho až dvou dnů.