Web pro účetní firmu Přerov

Účetní firma v Přerově získává klienty na jaře nejhůř a v ostatní části roku o to nikdo nestojí. Web to obrací tím, že v období mimo uzávěrky sbírá kontakty a v březnu jasně říká, kdy má smysl se ozvat. Sepsal jsem, jak takový web postavit.

Cena podle počtu dokladů patří na web, ne do prvního telefonátu

Nejčastější dotaz, který účetní firma dostane, zní kolik to bude stát. Odpověď je vždycky nějaká varianta toho, že záleží na počtu dokladů, na plátcovství DPH a na počtu zaměstnanců. To je pravda, ale jako odpověď na webu nefunguje, protože zákazník po ní odchází stejně nejistý, jako přišel.

Mnohem lépe funguje ceníková tabulka podle pásem. Uvedete rozsah dokladů za měsíc, cenu pro neplátce a plátce DPH a cenu za mzdu jednoho zaměstnance. Poznámka o tom, že u složitějších případů se cena upravuje, tam samozřejmě patří, ale až za tabulkou. Rozdíl je v tom, že si klient dokáže spočítat řádový odhad sám.

V Přerově, kde jsou ceny pod krajským průměrem a hodně klientů jsou drobní živnostníci a menší firmy, je tenhle přístup obzvlášť účinný. Lidé se často bojí zeptat, aby nevypadali, že řeší jen cenu. Když ji najdou na webu, nemusí se ptát a rovnou zjistí, jestli jste v jejich rozpočtu.

• Cenová pásma podle počtu dokladů za měsíc
• Zvlášť cena pro plátce a neplátce DPH
• Cena za zpracování mzdy jednoho zaměstnance
• Co je a co není v paušálu, aby nevznikalo nedorozumění

Od ledna do března nemáte kapacitu a web to musí říct nahlas

Období uzávěrek a daňových přiznání je pro účetní firmu nejnabitější část roku a zároveň období, kdy chodí nejvíc poptávek. To je nešťastná kombinace. Nabírat nového klienta v březnu obvykle nedává smysl, protože nemáte čas na převzetí agendy a hrozí, že odvedete horší práci u stávajících klientů.

Web s tím může pracovat velmi konkrétně. V lednu až březnu na něm může být napsané, že nové klienty přebíráte od dubna, a formulář může sbírat kontakty s termínem, kdy se ozvete. Nepřicházíte tak o poptávky a zároveň si nenaložíte práci v nejhorší možné době. Klient, který dostane jasnou odpověď, se obvykle vrátí.

Naopak duben až listopad je období, kdy má web tlačit nábor naplno. Právě tehdy má smysl mít nahoře nabídku převzetí účetnictví a text o tom, jak převzetí probíhá. Většina firem to má obráceně a nabírá tehdy, kdy nemůže. Podobnou logiku sezónních vln jsem rozebral v článku jak zvládnout sezónní špičku poptávek.

Nedovolat se je v tomhle oboru vyřazovací kritérium

Klienti účetních firem si nejčastěji stěžují na jedinou věc: nedá se dovolat, nikdo neodpovídá na e-maily a nikdo neví, v jakém stavu jsou věci. Když už firma účetní mění, mění ji obvykle právě kvůli tomuhle, ne kvůli ceně. Web to může využít tím, že o dostupnosti mluví otevřeně a konkrétně.

Konkrétně znamená napsat, do kdy odpovídáte na e-maily, v jaké dny a hodiny jste na telefonu, kdo je zástup, když jste nemocní nebo na dovolené, a jestli má klient přístup k tomu, co se s jeho agendou děje. Zastupitelnost je zvlášť citlivá u jednočlenných kanceláří a zákazníci se na ni ptají. Radši to napište sami, než abyste čekali, až se zeptají.

Nejde o to slíbit nemožné. Když napíšete, že na e-maily odpovídáte do dvou pracovních dnů a telefon berete v úterý a ve čtvrtek dopoledne, je to lepší než mlčení. Klient si to naplánuje a nebude zklamaný. Nesplněný slib rychlé odpovědi udělá víc škody než realistický režim.

Chemie, doprava a železniční uzel určují, jaké klienty v Přerově potkáte

Přerov stojí na chemickém průmyslu, na zemědělství a na tom, že je největším železničním uzlem na Moravě. Kolem toho vzniká hustá vrstva menších firem: dopravci, servisy, dodavatelé, skladové provozy a řemeslníci. To jsou klienti s velmi konkrétními potřebami, které se od účetnictví kadeřnictví liší.

Dopravní firma řeší cestovní náhrady, diety, mýto a evidenci vozidel. Výrobní dodavatel řeší zásoby, nedokončenou výrobu a přenesenou daňovou povinnost. Zemědělec z okolí Tovačova a Kojetína řeší dotace a specifika daně z nemovitostí. Když má web pro každou z těchto skupin krátkou stránku, kde je vidět, že tomu rozumíte, získáte klienty, kteří jinak jdou k velké kanceláři do Olomouce.

Tohle je zároveň nejúčinnější způsob, jak se odlišit. Obecná stránka o vedení účetnictví vypadá stejně jako sto dalších. Stránka o účetnictví pro dopravní firmy s konkrétními tématy vypadá jako od někoho, kdo v tom obor umí.

Živnostník z Přerova hledá jinak než výrobní firma z Hranic

Web musí obsloužit dvě velmi odlišné skupiny. Drobný živnostník hledá levné a jednoduché řešení, řeší paušální daň, evidenci a to, jestli vůbec potřebuje účetní. Menší firma s pěti až padesáti zaměstnanci hledá stabilního partnera, řeší mzdy, DPH a zastupitelnost. Když se web snaží mluvit na obě skupiny najednou, nezaujme ani jednu.

Nejlepší řešení je rozdělit vstup hned na hlavní stránce. Dva jasné bloky, jeden pro živnostníky a jeden pro firmy, každý s vlastní podstránkou, vlastní cenou a vlastním textem. Živnostník pak čte o paušální dani a o tom, co má nosit, firma čte o mzdové agendě a o zastupování na úřadech.

Spádová oblast sahá od Hranic přes Lipník nad Bečvou po Kojetín a Tovačov a část klientů si vybírá mezi Přerovem a Olomoucí. Napište proto, jestli je potřeba nosit doklady osobně, nebo jestli stačí posílat je elektronicky. Pro klienta z Hranic je to zásadní rozdíl a rozhodne o tom, jestli vůbec zavolá.

Doklady na poslední chvíli a jak s tím může pomoct web

Doklady, které přijdou pátý den po termínu, jsou v tomhle oboru trvalá bolest. Nevyřeší to web sám o sobě, ale dokáže k tomu přispět víc, než se čeká. Jednoduchá stránka s termíny, kdy co potřebujete, a s vysvětlením, proč to tak je, funguje jako klidná připomínka, na kterou se dá odkázat.

Ještě lepší je, když web nabízí místo, kam klient doklady nahraje. Nemusí to být složitý portál, stačí zabezpečený formulář nebo sdílená složka s jasným pojmenováním. Klient, který má kam doklady poslat z mobilu hned po nákupu, je pošle dřív než ten, kdo je musí donést v obálce.

Třetí věc je kalendář termínů přímo na webu. Kdy je splatná záloha na daň, kdy se podává kontrolní hlášení, kdy je termín přiznání a jak se to mění při prodloužení. Tenhle obsah má dlouhou životnost, hledá se opakovaně a zároveň ukazuje, že máte přehled.

Rok účetní firmy v Přerově a co má web dělat v jakém měsíci

Rok účetní firmy je nejpravidelnější ze všech oborů, o kterých píšu. Tabulka níž shrnuje, co má podle mě web dělat v jakém období. Je to modelový plán, ne data z konkrétní kanceláře.

Nejdůležitější řádek je ten první. V období, kdy nemáte kapacitu, má web pracovat jako filtr a sběrač kontaktů, ne jako nabídkový leták. Tím se vyhnete tomu, abyste v nejhorší době nabírali klienty, kterým pak nestihnete věnovat pozornost.

Co web stojí a co v něm musí být

Web účetní firmy v Přerově začíná na 19 990 Kč. V základu je rozdělení na živnostníky a firmy, ceník podle pásem, informace o dostupnosti a zastupitelnosti, poptávkový formulář a kontakt. To je verze, která odpoví na většinu otázek dřív, než někdo zvedne telefon.

Za 39 900 Kč přibývají specializované stránky podle oborů klientů, kalendář daňových termínů, zabezpečené místo pro nahrávání dokladů, mzdová sekce a texty o převzetí účetnictví. Vyšší balíčky za 79 900 Kč a 149 900 Kč dávají smysl u větších kanceláří s klientským portálem a napojením na účetní software. Měsíční péče od 990 Kč pokrývá aktualizace termínů a legislativních změn, které se v tomhle oboru mění pravidelně.

Návrh připravím zdarma a nezávazně, takže si nejdřív prohlédnete, jak by vypadala vaše stránka s ceníkem a s texty pro dopravce nebo pro živnostníky. Pracuji sám, takže mluvíte s tím, kdo web staví. Jestli chcete probrat detaily, můžete si vybrat termín v rezervačním kalendáři.

Časté otázky

Mám na web dávat ceny, když se pokaždé liší?

Ano, ale ve formě pásem, ne jako jednu částku. Uveďte rozsah dokladů za měsíc, cenu pro plátce a neplátce DPH a cenu za mzdu. Klient si tak spočítá řádový odhad a vy nemusíte odpovídat na desítky stejných dotazů. Poznámka o tom, že složitější případy se posuzují individuálně, patří až za tabulku, ne místo ní.

Není zvláštní psát na web, že v březnu nenabíráme?

Naopak, působí to profesionálně. Klient si přečte, že máte kapacitu pod kontrolou a že ho nechcete vzít jen proto, abyste ho vzali. Formulář zároveň sbírá kontakty s termínem, kdy se ozvete, takže o poptávku nepřijdete. Nábor v dubnu je pro obě strany výrazně klidnější než nábor uprostřed uzávěrek.

Jak na webu řešit zastupitelnost, když jsem sám?

Napište to na rovinu a popište, jak to funguje. Máte domluvenou kolegyni na zástup, nebo máte pravidlo, že v případě delší absence klienty informujete a předáváte kontakty. Klienti se na to ptají a mlčení je horší než upřímná odpověď. Zároveň to zabere jeden odstavec a ušetří vám nepříjemné dotazy na první schůzce.

Vyplatí se dělat stránky pro konkrétní obory klientů?

V Přerově velmi. Kolem chemie, železničního uzlu a zemědělství Hané je hodně dopravců, dodavatelů a zemědělců a každý z nich má jinou agendu. Stránka o účetnictví pro dopravní firmy, kde píšete o dietách, mýtu a evidenci vozidel, přitáhne přesně ty klienty, o které stojíte. Obecná stránka o vedení účetnictví vypadá stejně jako všechny ostatní.

Pomůže web s tím, že klienti nosí doklady pozdě?

Částečně ano. Stránka s termíny a s vysvětlením, proč je potřebujete kdy, funguje jako klidná připomínka, na kterou se dá odkázat. Ještě víc pomůže zabezpečené místo, kam klient doklady nahraje z mobilu. Nevyřeší to všechny případy, ale posune to část klientů z papírové obálky na konci měsíce do průběžného nahrávání.

Kolik stojí web pro účetní firmu?

Od 19 990 Kč za web s ceníkem podle pásem, rozdělením na živnostníky a firmy, informací o dostupnosti a poptávkovým formulářem. S oborovými stránkami, kalendářem termínů a nahráváním dokladů jde o 39 900 Kč. Klientský portál a napojení na účetní software spadají do vyšších balíčků. Měsíční péče od 990 Kč zajišťuje aktualizaci termínů a změn.