Web pro účetní firmu Prostějov

Účetní firma v Prostějově má dva problémy najednou: od ledna do března nemá kapacitu a po zbytek roku nemá odkud brát nové klienty. Web to nespraví sám, ale umí posunout nábor do měsíců, kdy na něj někdo má čas.

Leden až březen: web, který v nejhorší sezóně umí říct ne

Od ledna do konce března je v účetní kanceláři plno a každý nový klient přijatý v té době je riziko. Přesto právě tehdy chodí nejvíc poptávek, protože živnostníci si na daně vzpomenou na poslední chvíli. Web to může řídit místo vás: v sezóně jasně napíše, koho ještě berete a za jakých podmínek.

Konkrétně jde o přepínatelný stav podobný tomu, jaký používají ordinace. Do konce března bereme jen klienty s vedením účetnictví od dubna, jednorázová přiznání aktuálně nepřijímáme. Věta, která zní odmítavě, ve skutečnosti zvedne kvalitu poptávek, protože odfiltruje lidi hledající někoho, kdo jim v půlce března zpracuje celý rok zpětně.

Zbytek roku se stav otočí. Od dubna do listopadu je čas na nábor a web má tehdy tlačit na přechod od jiné účetní, protože změna uprostřed roku je pro klienta nejjednodušší právě mimo uzávěrku. Stránka o tom, jak předání dokladů probíhá a co klient musí udělat, je nejlepší náborový nástroj, jaký v tomhle oboru existuje.

Cena podle počtu dokladů, ne individuálně po domluvě

Ve stránce s ceníkem je v účetnictví největší rozdíl mezi kanceláří, které chodí poptávky, a kanceláří, které nechodí. Slovo individuálně znamená pro živnostníka z Prostějova jediné: bude to drahé a budu se muset doprošovat. Přitom cenu podle počtu dokladů umí každá kancelář spočítat a stačí ji zveřejnit v pásmech.

Pásma dávají klientovi jistotu a vám filtr. Neplátce DPH s dvaceti doklady měsíčně je jiná práce než plátce se dvěma sty doklady a se mzdami. Když to má člověk před sebou, sám se zařadí a napíše vám poptávku, která už obsahuje čísla. Ušetříte úvodní hovor, jehož jediným cílem bylo zjistit, jestli má smysl pokračovat.

• Pásma podle počtu dokladů za měsíc, například do dvaceti, do padesáti, do sto padesáti
• Samostatná cena za zpracování mzdy na jednoho zaměstnance
• Cena daňového přiznání pro živnostníka, který si vede evidenci sám
• Příplatek za doklady dodané po dohodnutém termínu, napsaný předem
• Co je v ceně vždy, například komunikace s úřady a kontrolní hlášení
• Cena za zastupování při kontrole, aby to nebylo dodatečné překvapení

Dvacet kilometrů od Olomouce: proč nemá smysl soutěžit cenou

Prostějov má jednu nevýhodu, kterou pocítí každá služba: Olomouc je dvacet kilometrů daleko a odsává větší zakázky. Účetní kancelář, která se s Olomoucí pokusí soutěžit cenou, prohraje, protože tam je jednodušší mít nižší režii a víc lidí. Vyhrát se dá jinak, a to specializací na to, co je kolem Prostějova reálně.

Kolem Prostějova jsou tři typy klientů, které Olomouc neobslouží tak dobře. Zemědělské podniky a menší hospodáři na Hané s dotacemi a specifickým účtováním, oděvní a textilní dílny s výrobou a zásobami a strojírenští dodavatelé s exportem a zakázkovou výrobou. Kdo o těchhle třech skupinách umí psát konkrétně, přestane být zaměnitelný.

Prakticky to vypadá tak, že místo obecné stránky o službách vzniknou tři stránky pro tři obory. Každá popisuje, co v tom oboru dělá potíže, jak to řešíte a kolik to stojí. Klient z Němčic nad Hanou nebo z Konice si na takové stránce přečte svůj vlastní problém a hovor pak začíná úplně jinde.

Nedovolat se je vyřazovací kritérium, takže z dostupnosti udělejte produkt

Když se zeptáte podnikatelů, proč měnili účetní, nejčastější odpověď není cena ani chyba. Je to nedostupnost. Nezvedá telefon, neodpovídá na maily, tři dny ticho před termínem. Kancelář, která tohle otočí a udělá z dostupnosti slib, získá klienty od konkurence, aniž by vydala korunu za reklamu.

Slib musí být konkrétní a měřitelný. Odpovím do 24 hodin v pracovní den. Telefon zvedám mezi osmou a šestnáctou, mimo tu dobu volám zpět tentýž den. V období uzávěrek mám vyhrazené dvě hodiny denně na hovory. Napsané na webu to znamená závazek, který se dá porušit, a právě proto mu lidé věří.

Se stejnou logikou souvisí zastupitelnost. Malá kancelář stojí a padá s jedním člověkem a klient se bojí, co bude, když onemocníte v březnu. Jedna věta o tom, kdo vás zastoupí a jak je zajištěný přístup k datům, uklidní víc než celá stránka o certifikátech. V Prostějově, kde se lidé znají, je to argument, který se šíří dál.

• Konkrétní časy, kdy zvedáte telefon, včetně období uzávěrek
• Závazek odpovědi do 24 hodin v pracovní den, napsaný jako slib
• Jméno a kontakt na člověka, který vás zastoupí při nemoci nebo dovolené
• Informace, kde jsou uložená data a jak se k nim klient dostane při ukončení spolupráce
• Možnost objednat se na konzultaci online místo domlouvání termínu mailem

Doklady na poslední chvíli: web jako součást provozu, ne vizitka

Největší provozní bolest účetní kanceláře není nábor, ale klienti, kteří přinesou šanon dvaadvacátého dne v měsíci. Web s klientskou částí to nevyřeší úplně, ale posune to. Když má klient odkaz na nahrání dokladů, připomínku pět dní před termínem a vidí, co ještě chybí, počet opozdilců znatelně klesne.

Nemusí jít o vlastní systém. Většina kanceláří už používá nějaký účetní program s portálem a stačí ho na web napojit nebo na něj alespoň jasně odkázat z hlavního menu. Důležitější než technologie je, aby klient nemusel hledat v mailu z loňska, kam se doklady vlastně posílají.

• Odkaz na nahrání dokladů přímo v hlavním menu, ne v patičce
• Kalendář termínů pro živnostníky s daty přiznání, přehledů a záloh
• Automatická připomínka pět dní před uzávěrkou DPH
• Přehled toho, co má klient dodat, sepsaný jako jednoduchý seznam
• Formulář pro nového klienta, který rovnou sbírá IČO, počet dokladů a to, kdo vedl účetnictví dosud

Kolik stojí web účetní kanceláře v Prostějově a kdy ho stavět

Roční hodnota jednoho klienta s vedením účetnictví se v Prostějově pohybuje mezi patnácti a šedesáti tisíci a klienti zůstávají roky. To mění výpočet návratnosti. Web za 19 990 se zaplatí jedním klientem, který u vás zůstane rok, a všechno další je zisk. Právě proto je škoda mít stránku, na které chybí ceník.

Termín stavby je v tomhle oboru zásadní. Ideální okno je duben až září, kdy máte kapacitu na podklady a kdy se dá web připravit tak, aby od ledna sbíral poptávky. Postavit ho zvládnu do sedmi dnů, ale texty o vaší specializaci a ceník potřebují vaši hlavu, a tu v březnu nemáte.

Časté otázky

Má účetní firma zveřejňovat ceny, když každý klient je jiný?

Má, jen ne jednu částku. Zveřejněte pásma podle počtu dokladů a samostatné položky za mzdu a za přiznání. Klient se sám zařadí a napíše poptávku s čísly, vy ušetříte úvodní hovor. Kancelář bez ceníku působí v menším městě draze a lidé si radši vyžádají nabídku od tří konkurentů najednou.

Kdy má smysl nabírat nové klienty, když od ledna do března není kapacita?

Od dubna do listopadu, s vrcholem na podzim. Podnikatel, který chce měnit účetní, se rozhoduje na konci roku a hledá s předstihem. Kampaň v říjnu a listopadu tedy plní kapacitu na leden. V březnu má smysl jen sbírat kontakty do pořadníku a ozvat se, jakmile uzávěrky skončí.

Konkuruje mi Olomouc, i když jsem levnější?

Konkuruje, ale ne cenou. Větší kanceláře v Olomouci berou firmy, které chtějí jedno místo pro účetnictví, mzdy i daňové poradenství. Proti tomu nehraje nižší sazba, ale specializace a dostupnost. Napište konkrétně, že rozumíte zemědělským dotacím nebo výrobě se zásobami, a klient z Kojetína pojede radši k vám než do Olomouce.