Web pro notáře

Notářská kancelář neřeší nedostatek klientů, řeší přetížený telefon. Většina hovorů jsou tři stále stejné otázky, které za vás může zodpovědět web, pokud je postavený jako provozní nástroj a ne jako vizitka.

Notářský web obsluhuje dvě naprosto odlišné situace

Část agendy si klient vybírá sám. Kupní smlouva na nemovitost s úschovou, založení společnosti přímým zápisem do rejstříku, zástavní smlouva, závěť, předmanželská smlouva. Tady si notáře vyhledává, srovnává a rozhoduje se často podle webu. Právě k této části má smysl psát stránky, které vysvětlují postup, doklady a cenu.

Druhá část přichází sama. V dědickém řízení notáře jako soudního komisaře pověřuje soud a klient si ho nevybírá. Přesto tvoří tyto návštěvy velkou část provozu webu, protože lidé po obdržení předvolání hledají, co je čeká. Tady web neprodává, ale uklidňuje a šetří vaší kanceláři desítky telefonátů měsíčně.

Stránka o převodu nemovitosti, která ušetří tři hovory denně

Nejcennější stránka notářského webu je popis převodu nemovitosti krok za krokem. Od prvního kontaktu přes přípravu smlouvy, podpisy, notářskou úschovu kupní ceny a návrh na vklad až po zápis v katastru a uvolnění peněz prodávajícímu. Klient chce vědět dvě věci: kdy přijde o peníze a kdy se stane vlastníkem. Odpovězte na obojí jasně.

Druhý blok patří časové ose. Uveďte, kolik dní zabere příprava smlouvy, že katastr má zákonnou lhůtu pro provedení vkladu a že po podání návrhu běží ochranná lhůta, během které se nic nezapisuje. Realitní makléři takovou stránku posílají klientům sami a přivádí vám tím zakázky, aniž byste o to museli žádat.

• Výpis z katastru nebo alespoň číslo listu vlastnictví a katastrální území
• Doklady totožnosti všech smluvních stran
• Údaje o financování, tedy hotovost, hypotéka nebo kombinace
• Kontakt na banku a číslo úvěrové smlouvy, pokud je ve hře zástava
• Informace o manželském majetkovém režimu prodávajícího i kupujícího
• Termín, do kdy má být převod hotový

Dědické řízení: informovat, ne prodávat

Člověk, který dostal předvolání k notáři, je většinou tři týdny po pohřbu a nemá kapacitu louskat právní texty. Napište krátkou stránku o tom, proč byla věc přidělena právě vám, co znamená předběžné šetření, kdo se dostaví, jaké doklady si vzít a jak dlouho řízení běžně trvá. Pět odstavců psaných normální češtinou.

Zvlášť se věnujte obavám, které dostáváte na telefon nejčastěji. Co když zůstavitel měl dluhy, jak se dědictví odmítá a v jaké lhůtě, co je výhrada soupisu pozůstalosti a jak se platí odměna notáře, když dědicové nemají hotovost. Tři odstavce navíc ušetří kanceláři víc práce než celý zbytek webu dohromady.

Objednání termínu bez jediného telefonátu

Rozdělte agendu na dva režimy. Krátké úkony typu ověření podpisu a ověření kopie listiny zvládne kancelář v úředních hodinách bez objednání, stačí je jasně vypsat. Delší jednání, tedy smlouvy, závěti nebo zakládání společností, patří do rezervace termínu online, kde si klient vybere den a rovnou dostane seznam podkladů e-mailem.

Nezapomeňte na provozní detaily, které nikdo nepíše a všichni se na ně ptají. Patro a číslo dveří, jak vypadá vchod do budovy, kde se dá zaparkovat, nejbližší zastávka, bezbariérový přístup a jestli lze platit kartou. Tři odstavce praktických informací sníží počet hovorů znatelně víc než jakákoliv grafická úprava titulky.

• Úřední hodiny zvlášť pro ověřování a zvlášť pro objednaná jednání
• Rezervační kalendář s výběrem typu úkonu
• Automatický e-mail se seznamem dokladů podle vybraného úkonu
• Adresa s patrem, parkováním a bezbariérovým přístupem
• Informace o možnosti platby kartou a o tom, kdy se platí

Ceny: notářský tarif vysvětlený jazykem klienta

Odměnu notáře stanoví vyhláška, takže si ji nevymýšlíte a nemůžete s ní soutěžit. To ale neznamená, že o ní nemáte psát. Klient nechápe, proč u ověření podpisu platí pevnou částku a u kupní smlouvy částku odvozenou od hodnoty nemovitosti. Vysvětlete logiku tarifu a doplňte modelový příklad na konkrétní ceně bytu.

Investice do webu notářské kanceláře v číslech

Notářská kancelář nepotřebuje kampaně ani rozsáhlý systém. Potřebuje osm až deset dobře napsaných stránek, rychlé načítání na mobilu a formulář, který nepadá do spamu. Taková varianta začíná na 19 990 Kč a stavím ji do sedmi dnů od dodání podkladů. Provoz s hostingem, zálohami a drobnými úpravami vychází na 990 Kč měsíčně.

Growth System od 39 900 Kč dává smysl tam, kde chcete rezervační kalendář s automatickým odesíláním seznamu podkladů, ukrajinskou nebo anglickou verzi kvůli klientele s cizím prvkem a napojení na kancelářský systém. Měření Pixel a CAPI za 6 900 Kč je u notáře většinou zbytečné, protože nedělá reklamu a stačí základní přehled o návštěvnosti.

• Nejdřív stránka o převodu nemovitosti, ta má nejvyšší hodnotu
• Pak informační stránka k dědickému řízení
• Pak úřední hodiny, adresa a praktické informace o kanceláři
• Až potom rezervační kalendář a jazykové verze
• Blog až ve chvíli, kdy je vše výše hotové a aktuální

Časté otázky

Může notář na webu psát o cenách, když je odměna daná vyhláškou?

Ano a je to vhodné. Neurčujete cenu, jen vysvětlujete, jak se počítá. Uveďte, které úkony mají pevnou sazbu, u kterých se odměna odvozuje od hodnoty a co jsou hotové výdaje. Modelový příklad na bytu za pět milionů korun udělá pro srozumitelnost víc než odkaz na plné znění vyhlášky.

Přivede web notáři dědická řízení?

Ne, a nemá to ani slibovat. V dědickém řízení notáře pověřuje soud podle rozvrhu, klient si ho nevybírá. Web ale výrazně sníží zátěž kanceláře, protože lidé po obdržení předvolání hledají informace na internetu. Dobrá informační stránka ušetří desítky telefonátů měsíčně a zároveň dělá kanceláři dobré jméno u lidí v těžké situaci.

Jak dlouho trvá postavit web notářské kanceláři?

Sedm dní od dodání podkladů. Podklady znamenají úřední hodiny, seznam úkonů, informace o kanceláři a souhlas s použitím fotografií. Texty o převodu nemovitosti a dědickém řízení píšu já podle vašich odpovědí na dotazník a vy je před spuštěním schvalujete, aby v nich nebyla jediná nepřesnost.