Web pro správu nemovitostí

Správcovská firma se dnes nevybírá podle letáku na nástěnce. Výbor SVJ si otevře tři weby vedle sebe, porovná je za deset minut a dva zavře dřív, než se dostane ke kontaktnímu formuláři.

Výběr správce se rozhoduje během deseti minut u počítače

Výbor SVJ tvoří tři až pět lidí, kteří to dělají po práci a za symbolickou odměnu. Na obchodní schůzku s pěti uchazeči nemají čas, takže první síto proběhne doma u počítače. Web správcovské firmy má jediný úkol: dostat firmu do užšího výběru a dát předsedovi podklad, který přepošle ostatním bez dalšího vysvětlování.

Z toho plyne konkrétní zadání. Každá podstatná informace musí být čitelná i po vytištění na schůzi. Rozsah služeb, sazba za jednotku, havarijní kontakt, počet spravovaných domů a jména lidí, kteří dům povedou. Když to výbor najde do minuty, pošle poptávku. Když ne, zeptá se souseda na doporučení a vy se o tendru nedozvíte.

• Počet spravovaných jednotek a roky na trhu
• Sazba za jednotku a měsíc včetně toho, co v ní je
• Konkrétní jméno správce, který bude dům vést
• Havarijní telefon a garantovaná doba výjezdu
• Reference domů srovnatelné velikosti
• Výpovědní lhůta smlouvy

Havarijní linka patří do hlavičky webu

Prasklé stoupačky ve tři ráno jsou moment, kdy se web správce používá nejintenzivněji. Nájemník neví, komu volat, otevře telefon a hledá číslo. Pokud je havarijní kontakt schovaný v patičce nebo v podstránce Kontakty pod formulářem, volá hasičům nebo předsedovi. Předseda si to pamatuje déle než jakoukoli marketingovou větu.

Řešení je banální a málokdo ho má. Lepivý pruh v hlavičce s textem Havárie a telefonním číslem, na mobilu jako tlačítko, které rovnou vytáčí. Vedle toho stránka s postupem: co udělat před příjezdem technika, kde je hlavní uzávěr, jak se hlásí škoda pojišťovně. Pár set slov, které ušetří desítky telefonátů měsíčně.

Uveďte i to, co havarijní služba nedělá. Výměna baterie, ucpaný odpad v bytě vlastníka nebo rozbitá pračka nejsou havárie domu. Jasně napsaná hranice snižuje počet zbytečných výjezdů a chrání vás před fakturací, kterou pak výbor rozporuje na schůzi. Stačí odstavec se třemi příklady na každé straně a spory o výjezdné skoro zmizí.

Služby rozepsané do tří bloků místo jedné dlouhé odrážky

Většina webů správcovských firem má stránku Služby jako seznam dvaceti položek pod sebou. Výbor v tom nenajde odpověď na svoji otázku, protože hledá konkrétní věc: kdo mu udělá vyúčtování tepla, kdo pohlídá revizi plynu a kdo vymáhá dluhy po neplatičích. Rozdělte to na ekonomiku, techniku a právo. Každý blok dostane vlastní podstránku a vlastní odstavec o tom, co klient dostane.

U každého bloku napište, co je v paušálu a co se účtuje zvlášť. Vyúčtování služeb bývá v ceně, zastupování u soudu ne. Revizní zprávy hlídáte, ale samotnou revizi fakturuje technik. Tahle jasnost vypadá jako nevýhoda, ve skutečnosti odfiltruje klienty, kteří by po půl roce reklamovali každou položku. A dává výboru argument, kterým výběr obhájí před shromážděním.

• Ekonomická správa: předpisy, vyúčtování, upomínky, roční závěrka
• Technická správa: revize, havárie, plán oprav, výběr dodavatelů
• Právní agenda: příprava shromáždění, zápisy, vymáhání pohledávek
• Poradenství k dotacím a úvěrům na rekonstrukce
• Pasport domu a evidence jednotek
• Komunikace s vlastníky a evidence hlášených závad

Ceník, který výbor pochopí bez telefonátu

Sazby za správu se v Česku pohybují zhruba od 150 do 320 korun za jednotku a měsíc, podle velikosti domu a rozsahu služeb. Většina firem cenu tají a čeká na poptávku. Výbor to ale řeší jinak: obejde tři správce a porovná čísla. Kdo nemá číslo na webu, do srovnávací tabulky se často vůbec nedostane.

Nemusíte zveřejnit finální cenu. Stačí rozpětí, tři modelové domy a věta o tom, co cenu zvedá. Dům o dvanácti jednotkách bez výtahu je jiná práce než osmdesát jednotek se třemi výtahy a kotelnou. Když to napíšete vy, řídíte očekávání. Když to nenapíšete, řídí ho konkurence. Rozpětí navíc funguje jako filtr, protože domy s nereálným rozpočtem vás nekontaktují.

Stejně tak pojmenujte, co je nad rámec. Mimořádné shromáždění, zpracování dotace, digitalizace archivu. U každé položky uveďte buď pevnou cenu, nebo hodinovou sazbu a odhad rozsahu. Položky s cenou předem nikoho neurazí. Faktura s položkou, o které klient nevěděl, ano, a ta se pak řeší na shromáždění před šedesáti lidmi.

Klientský portál ukažte, nejen zmiňte

Skoro každá správcovská firma dnes tvrdí, že má klientský portál. Výbor tomu nevěří, protože zažil systém, kde se dokumenty nahrávaly jednou za rok a hlášení závad končilo v prázdné schránce. Rozdíl udělá pět snímků obrazovky a demo přístup s testovacím domem. Je to pár minut práce navíc a přitom jediná část webu, kterou si výbor otevře dvakrát.

Na web patří konkrétní odpovědi. Kdo do portálu vidí, jestli vlastník uvidí dlužníky, jak dlouho trvá vyřízení hlášené závady, kde se berou podklady pro vyúčtování. Tři odstavce a galerie udělají víc než logo softwarové firmy v patičce. Doplňte i to, kdo přístup zakládá novému vlastníkovi po převodu bytu a za jak dlouho.

• Snímky obrazovky z reálného prostředí, ne z prezentace dodavatele
• Demo přístup na ukázkový dům
• Popis, jaké dokumenty uvidí vlastník a jaké jen výbor
• Postup hlášení závady od formuláře po uzavření
• Odpověď na dotaz, kdo data vlastní při ukončení smlouvy

Kolik stojí web pro správcovskou firmu

Prezentační web se službami, ceníkem, havarijní linkou a formulářem pro poptávku správy staví od 19 990 korun a dodávám ho do sedmi dnů. To pokrývá firmu, která chce vypadat důvěryhodně a sbírat poptávky z Map a z doporučení. Obsahuje i stránku pro každou hlavní službu a správu, ve které si texty a ceník upravíte sami.

Growth System od 39 900 přidává napojení formulářů na mail i CRM, stránky pro jednotlivé služby, sekci referencí s čísly a texty pro vyhledávače. Empire od 79 900 je pro firmy, které správu kombinují s realitní činností nebo facility managementem. V praxi to znamená oddělené sekce pro vlastníky domů, pro investory a pro nájemce komerčních prostor.

Měsíčně pak Provoz 990 za hosting a aktualizace, Péče 2 990 když chcete úpravy průběžně, Růst od 14 900 když k tomu má běžet kampaň a obsah. Měření přes Pixel a CAPI vyjde na 6 900 jednorázově a má smysl ve chvíli, kdy do kampaní dáváte víc než deset tisíc měsíčně.

Časté otázky

Má správcovská firma zveřejňovat ceník na webu?

Ano, alespoň jako rozpětí za jednotku a měsíc. Výbor SVJ obchází tři až pět uchazečů a staví si tabulku. Bez čísla se do ní nedostanete. Zveřejněte rozpětí, tři modelové domy a seznam položek nad rámec paušálu. Finální cenu pořád doladíte po prohlídce domu a kontrole stavu dokumentace.

Jak dlouho trvá spuštění webu pro správu nemovitostí?

Standardně sedm dní od doby, kdy mám podklady. Potřebuji rozsah služeb, cenové rozpětí, havarijní kontakt, fotky domů nebo alespoň souhlas s použitím ilustračních a jména kontaktních osob. Nejdéle většinou trvá odsouhlasit ceník uvnitř firmy, ne samotná stavba webu. S podklady předem je týden reálný termín.

Vyplatí se do webu dávat klientský portál?

Portál sám nestavím, propojuji ten, který už používáte. Na web patří jeho ukázka, přihlášení v hlavičce a popis toho, co v něm vlastník uvidí. Investice do vlastního portálu má smysl až nad zhruba čtyřicet spravovaných domů, jinak vyjde levněji licence hotového systému.