Web pro účetní firmu Karlovy Vary

Účetní kancelář v Karlových Varech obsluhuje dva úplně jiné světy: hotel na kolonádě, který potřebuje komunikovat německy, a truhláře z Nejdku, jenž chce vědět, kolik ho bude stát tisíc dokladů ročně. Web, který se pokusí mluvit na oba stejně, nezíská ani jednoho.

Dvě klientely Karlovarského kraje se na jednom webu nesmí míchat

Lázeňská část Karlových Varů a zbytek kraje fungují jako dva oddělené trhy. Na kolonádě sídlí hotely, lázeňské domy a provozovny s podílem zahraničních majitelů, které řeší mzdy pro sezónní personál a daň z ubytovacích služeb. O pár kilometrů dál v Nejdku nebo v Ostrově je klientem řemeslník s jedním autem a hromadou paragonů v krabici od bot.

Rozdíl není jen v ceně. Hotel na Staré louce potřebuje účetní, která rozumí sezónnímu náběru brigádníků a umí odpovědět majiteli v němčině. Živnostník ze Sokolova hledá jistotu, že mu někdo pohlídá termín a nezvedne cenu, když přinese o padesát dokladů víc. Jeden text na hlavní stránce tyhle dvě potřeby nikdy nepokryje.

Web proto stavím se dvěma vstupy hned pod úvodem. Jeden vede na stránku pro ubytovací a lázeňské provozy, druhý na stránku pro živnostníky a malé společnosti ze spádové oblasti. Návštěvník se rozhodne během tří vteřin a dál už čte text psaný přímo pro sebe, včetně příkladů z jeho oboru a typického počtu dokladů.

Němčina a ruština na webu rozhodují o zakázkách na kolonádě

Zahraniční klientela v Karlových Varech není okrajová skupina. Majitelé penzionů, lékařských a lázeňských provozů často česky nemluví vůbec, případně komunikují přes zaměstnance. Když si takový člověk otevře web účetní kanceláře a najde jen češtinu, ani nezjistí, jestli mu dokážete vést účetnictví. Zavře stránku a zeptá se známého, koho už používá on.

Cizojazyčná verze ale nesmí být přepnutí přes strojový překlad v patičce. Stačí jedna dobře napsaná stránka v němčině a jedna v ruštině, které vysvětlí rozsah služeb, způsob předávání dokladů a to, kdo bude komunikačním partnerem. Součástí je formulář, který dorazí ve stejném jazyce, aby první odpověď nebyla trapná ani pro jednu stranu.

• Rozsah služeb popsaný v pojmech, které zná zahraniční majitel, tedy mzdy, daň z přidané hodnoty, roční závěrka a zastupování na úřadech
• Jméno konkrétního člověka, který danou řečí opravdu mluví, ne obecné firemní my
• Vysvětlení, jak probíhá předání dokladů na dálku, protože majitel bývá v zemi jen část roku
• Ceny ve stejné struktuře jako v české verzi, aby nevznikl dojem přirážky pro cizince
• Formulář a automatická odpověď ve stejném jazyce, ve kterém se návštěvník ptal

Cena podle počtu dokladů místo věty ceny individuálně

Účetní firmy skoro vždy schovávají ceník za formulář. Výsledkem je, že poptávající obvolá pět kanceláří, u tří se nedovolá a u zbylých dvou dostane cenu až za tři dny. Kdo na webu ukáže pásma podle počtu dokladů, vyřadí ze hry čtyři konkurenty dřív, než kdokoliv z nich stihne zvednout telefon.

Nemusí jít o závazný sazebník. Stačí tři pásma s příkladem, tedy do padesáti dokladů měsíčně, do dvou set a nad dvě stě, a k tomu cena za jednu zpracovanou mzdu a za daňové přiznání. Poptávka pak přichází od lidí, kteří rozsah znají, a hovor začíná domluvou termínu, ne dohadováním o ceně.

• Pásma podle počtu dokladů za měsíc s uvedeným příkladem typického klienta
• Samostatnou položku za zpracování jedné mzdy včetně přihlášek a odhlášek
• Cenu daňového přiznání fyzické a právnické osoby zvlášť
• Sazbu za zastupování na finančním úřadě a na správě sociálního zabezpečení
• Jasně napsané, co se stane, když klient v jednom měsíci překročí pásmo
• Termín, do kdy je potřeba doklady dodat, aby uvedená cena platila

Proč se leden až březen nedá dohnat náborem v březnu

Od ledna do března nemá nikdo v oboru kapacitu. Přesně v té době ale lidé nejvíc hledají, protože jim dojde, že přiznání se blíží. Kancelář, která v tomto období nabírá, si nakupuje ty nejhorší klienty: přijdou s krabicí za pět minut dvanáct a příští rok stejně odejdou o dům dál.

Web to má řešit obráceně. Od září do prosince běží nábor naplno a hlavní stránka tlačí na roční spolupráci. Od ledna se sekce s poptávkou přepne do režimu s pořadníkem a jasnou větou o tom, od kdy kancelář bere nové klienty. Kdo počká, je obvykle klient, který doklady nosí včas.

Technicky je to jedna proměnná v obsahu, ne nový web. Zvládne se to během deseti minut, včetně změny textu ve formuláři a v automatické odpovědi. Ve Varech to má ještě druhý rozměr, protože v lednu končí zimní část lázeňské sezóny a hoteliéři řeší závěrku ve stejném okamžiku jako všichni ostatní.

Dostupnost a zastupitelnost jsou vyřazovací kritérium, ne benefit

V účetnictví platí jednoduché pravidlo: kdo se nedovolá, jde jinam. Ne kvůli ceně, ale kvůli strachu. Klient odevzdává citlivá data a termíny, za jejichž zmeškání dostane pokutu on, ne kancelář. Web, který nikde neuvádí telefon s otevírací dobou a druhého člověka pro případ nemoci, tenhle strach nijak nesnižuje.

Pomáhá překvapivě málo práce. Na každé stránce viditelný telefon, věta o tom, do kdy se odpovídá na e-maily, a krátký profil dvou lidí v týmu, kteří se navzájem zastupují. U jednočlenné kanceláře stačí napsat, s kým má domluvenou zastupitelnost a jak se ke klientovi dostanou podklady, kdyby vypadla.

• Telefon a e-mail v hlavičce na každé stránce, ne jen v kontaktech
• Uvedená doba, do které se odpovídá na poptávku, například do konce následujícího pracovního dne
• Fotografie a jméno člověka, který bude účetnictví skutečně dělat
• Věta o zastupitelnosti při nemoci nebo dovolené
• Odkaz na datovou schránku a informace o pojištění profesní odpovědnosti

Co pro účetní kanceláře v Karlovarském kraji stavím a kolik to stojí

Základní web se dvěma vstupy pro lázeňskou a mimolázeňskou klientelu, stránkou cen podle pásem a jednou cizojazyčnou verzí startuje na 19 990 korunách a mám ho hotový do sedmi dní. Pro kancelář, která chce k webu i řízený sběr poptávek a napojení na e-mail, je namístě Growth System od 39 900.

K tomu měsíční provoz. Za 990 běží hosting, doména a zálohy, za 2 990 přidávám úpravy textů a hlídání dostupnosti, což se hodí u přepínání mezi náborem a pořadníkem. Balíček Růst od 14 900 měsíčně dává smysl kanceláři, která chce v Ostrově a Sokolově aktivně sbírat živnostníky mimo hlavní špičku.

Časté otázky

Má mít účetní kancelář ve Varech opravdu německou verzi webu?

Pokud chce klienty z lázeňské části, tak ano. Majitelé penzionů a lázeňských provozů často česky nemluví a bez cizojazyčné stránky vůbec nezjistí, co nabízíte. Nejde o překlad celého webu, stačí jedna kvalitní stránka se službami, cenami a formulářem, který odpoví ve stejném jazyce, ve kterém se člověk ptal.

Nepřijdu o vyjednávací prostor, když dám ceny podle počtu dokladů na web?

Prostor zůstává, protože pásma jsou orientační a složitější klient stejně dostane individuální nabídku. Co zmizí, jsou hovory od lidí, kteří hledají tisícovku měsíčně za sto dokladů. Ve Varech je trh malý a čas strávený nad poptávkami, které nikam nevedou, je nakonec dražší než sleva, kterou byste dali.

Kdy má smysl web spustit, když od ledna do března nemám kapacitu?

Nejlepší termín je září až listopad. Web se do té doby stihne indexovat, texty se usadí a nábor běží v období, kdy máte čas nové klienty v klidu přebrat. Spuštění v únoru znamená, že poptávky přijdou ve chvíli, kdy je nemůžete obsloužit, a dojem z kanceláře tím utrpí.